Generar, editar y exportar el horario

Crea automáticamente el horario con IA y edita posteriormente cualquier curso. Cuando cierres el horario, podrás exportarlo de diferentes maneras.

Índice

  1. Generer el horario con IA
  2. Editar el horario
  3. Exportar el horario
  4. Examinar, compartir e imprimir el horario

 

Generar el horario con IA

Una vez hayas subido todos los datos del horario, ya sea manualmente o automáticamente, hayas configurado los bloques y preferencias para todos los cursos, grupos, docentes y aulas, ya podrás generar el horario con IA.

Para hacerlo, simplemente accede dentro del horario configurado y selecciona la opción Generar horario que aparece en la parte izquierda de la pantalla.

Revisa todos los avisos pendientes y cuando esté todo listo, pulsa el botón Programar para generar el horario automáticamente.

Recomendamos generar el horario sin avisos pendientes, para así garantizar que su ejecución será perfecta y no contendrá ningún error. Si se genera el horario con avisos, es muy probable que su generación contenga algunos errores, que luego se mostrarán en el panel de avisos.

Importante: si ya has generado un horario y vuelves a generarlo, el horario anterior se sobreescribirá. Si deseas guardar el horario anterior, puedes duplicarlo o descargar un copia en tu ordenador.

 

Editar el horario

Una vez generado el horario, podrás ir a la sección Editor de horario para visualizarlo y realizar cualquier cambio.

En este momento podrás filtrar desde la parte superior de la pantalla qué horario quieres ver (horario de un grupo, horario de un docente o horario de una aula).

Una vez apliques el filtro, se mostrará el horario generado por el programa:

Podrás hacer modificaciones si lo deseas arrastrando las sesiones a la hora y día que quieras y también podrás editar un curso a través de la opción Configuración de la lección (en la barra lateral derecha). Por ejemplo si quieres cambiar el espacio, docente o grupo. Los cambios que apliques en esta sección se consolidarán en Datos del horario.

Para gestionar los avisos pendientes, puedes ir a la sección Advertencias del horario. Si hay cualquier problema en el horario, se mostrará en la categoria de aviso correspondiente y podrás aislar el error y revisarlo. Consulta este tutorial para saber como gestionar cada tipo de aviso.

 

Exportar el horario

Una vez tengas el horario cerrado y validado, tienes diferentes opciones de exportación.

Para exportar el horario, debes ir a la pantalla inicial del generador, en la sección Horarios, y seleccionar los tres puntos que aparecen en la parte derecha del horario que quieras exportar.

Captura de pantalla 2024-07-19 130238

Una vez seleccionada la opción Exportar, verás distintos formatos de exportación disponibles.

Exportación en formato RoyalSchedule (copia de seguridad del horario)

Este formato te permite guardar una copia de seguridad de todo el horario en tu ordenador. Esta copia puede subirse fácilmente cuando lo necesites a tu cuenta usando la opción Subir datos. Esta opción no te exporta los datos del horario, si no que te exporta una copia de seguridad de todo el archivo de horarios en formato solamente compatible con nuestro generador de horarios.

Opción recomendada si quieres tener una copia de seguridad de todo el horario en tu ordenador.

Exportación en formato Excel (datos del horario)

Esta opción te permite descargar la plantilla con todos los datos del horario (grupos, docentes, aulas, cursos...). En este archivo, no va a aparecer ningún dato relacionado con el horario (hora de inicio y día de cada lección o clase), simplemente es una copia de seguridad de todos los datos del horario que podria utilizarse para generar otro horario partiendo de estos datos.

Esta opción es la recomendada si queremos descargar los datos de un horario en formato plantilla para utilizarlos para crear otro nuevo horario (por ejemplo, descargar los datos del curso 23/24, y utilizarlos para crear los del 24/25, añadiendo y modificando todo lo que sea necesario).

Exportación en formato Additio

Esta opción te permite descargar el detalle de cada una de las lecciones / clases del horario. Este archivo es el que utilizan los usuarios que trabajan con la plataforma de Additio para subir automáticamente toda la información del horario en nuestra plataforma.

Si no utilizas la gestión académica de Additio, también puedes utilizar esta exportación para subir los datos a otra plataforma o entorno.

En el archivo vas a tener el detalle de cada una de las clases, con el nombre del curso, el día, hora de inicio, docente/s asignados, aula/s asignados y grupo.

Opción recomendada para tener todos los datos del horario de cada curso/lección en un archivo con formato excel - tabla de datos.

Si quieres utilizar este archivo para subir los datos a Additio, consulta este artículo.

 

 

Examinar, compartir e imprimir el horario:

Examinar el horario (para administradores)

Pulsando sobre la opción Examinar horario que aparece en la parte izquierda de la pantalla, podrás analizar el horario y visualizarlo. Selecciona y filtra en la barra superior aquella información que quieres mostrar.

Puedes filtrar por semanas y días, y visualizar el horario de todos o algunos grupos, docentes y espacios.

Esta opción es ideal para que el responsable de los horarios pueda ver toda la distribución de todos los docentes y grupos por cada día de la semana.

También es muy útil para ver los huecos de los docentes y aulas disponibles en cada hora del día.

 

Compartir el horario con el enlace público

Esta opción te permite generar un enlace público (url) para compartir el horario con cualquier persona (alumnado, docentes, familias...).

Para habilitar esta opción, es necesario que el horario tenga el campo Público marcado como activo (en rojo). Una vez está activado, el enlace del horario está visible. Cuando se marca como inactivo (gris), el enlace del horario quedará deshabilitado.

Una vez activado, ir a los tres puntos del horario y seleccionar la opción Mostrar.

Una vez seleciones esta opción, podrás ver el horario interactivo en versión online.

Puedes compartir la dirección (url) con cualquier persona que quieras que visualice el horario. Podrás filtrar por semanas, por grupos, por docentes y por aulas, para ver los diferentes horarios.

Si haces clic en una sesión, te aparecerán todos los detalles: nombre de la clase, dia, fecha, mes, docente, grupo y aula.

Imprimir y generar en PDF el horario

Si quieres imprimir y generar el horario en PDF, desde la misma opción de Mostar (descrita en el apartado anterior), puedes seleccionar el icono de la impresora.

Una vez dentro de la opción, podrás seleccionar de manera individual o múltiple los horarios que quieres imprimir, a nivel de grupos, docentes y aulas.

Una vez seleccionados, se previsualizaran en la parte derecha de la pantalla.

Podrás personalizar algunas opciones como el uso de colores, el ajuste del texto, la fecha de impresión, las horas prohibidas, las fechas, el marco de tiempo y el enlace QR.

Una vez hayas completado la configuración, puedes pulsar en el botón Imprimir para generar el PDF (con uno o con múltiples horarios) e imprimirlos.

 

En este vídeo te mostramos cómo puedes examinar, compartir e imprimir el horario generado: