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Additio App permite generar masivamente los grupos clase y horarios en las cuentas de los docentes utilizando los horarios creados en el generador de horarios.
Índice
- Opción 1: Usar el archivo con las vinculaciones para crear el horario (recomendada)
- Opción 2: Agregar manualmente las vinculaciones al horario creado
Usar el archivo con las vinculaciones para crear el horario (recomendada)
Esta opción es la más rápida y recomendada para hacer la creación masiva de grupos clase y horarios utilizando el archivo generado a través del generador de horarios de Additio App.
Paso 1: Exportar la plantilla para los horarios desde Additio Centers
El primer paso antes de empezar a generar los horarios con el generador de horarios de Additio App, es ir a nuestro panel de administración (Additio Centers) en la sección Configuraciones > Importación > Importación de datos del centro (en el menú lateral)
Una vez aquí, seleccionaremos en Exportaciones > Exportar para generador de horarios.
Cuando el archivo este preparado, nos aparecerá una notificación y podremos descargar la plantilla que utilizaremos para rellenar todos los datos necesarios para crear el horario.
Paso 2: Completar la plantilla con los datos necesarios para crear los horarios
Una vez tenemos la plantilla descargada, la podemos abrir con cualquier gestor de hojas de cálculo (Excel, Open Office, Google Sheets...).
En la plantilla, ya se habrá completado automáticamente los grupos base (y su ID única en el sistema de Additio) y todos los docentes (y su ID única, que es el email). Solo nos faltará añadir en la plantilla el resto de datos (Aulas, cursos...).
Encontraremos las instrucciones para rellenar el resto de campos en la propia plantilla y en este tutorial.
Paso 3: Subir la plantilla con los datos en el generador de horarios
Una vez finalizada la plantilla, subimos los datos al generador de horarios.
Ya podremos crear los horarios y una vez los tengamos creados, pasamos al siguiente paso. Para la creación de los horarios, puedes consultar este tutorial.
Paso 4: Exportar los horarios del generador y crear masivamente los grupos clase y horarios en las cuentas de los docentes
Cuando tengamos el horario cerrado, tenemos que exportar el archivo con toda la información a través de la opción Exportar (en los tres puntos finales del horario).
Y luego seleccionar el formato "Additio".
Una vez tengamos el archivo, volvemos a Additio Centers para completar el proceso de creación masiva. Vamos al apartado Configuración > Importación > Importación de datos del centro. Y seleccionamos la opción Importar horarios y crear grupos del profesorado.
Avanzamos al segundo paso con la opción Siguiente. Y subimos el archivo que nos hemos descargado del generador de horarios, que contiene toda la información de los horarios.
Finalmente, verificamos que toda la información sea correcta y añadimos la fecha inicio y fin de curso. Una vez verificada la información, pulsamos Importar y se crearán automáticamente todos los grupos clase y horarios en las cuentas de los docentes.
El proceso puede tardar unos minutos, una vez finalice, nos aparecerá este aviso.
Es obligatorio que todos los datos de los cursos estén completados en el generador de horarios cuando hacemos la exportación. El sistema no nos dejará hacer la creación masiva si existen algunos cursos sin toda la información completada (por ejemplo, sin aula asignada o sin el nombre de la asignatura).
En el caso que esto pase, nos aparecerá un aviso mostrando los cursos que no tienen toda la información completada y no se crearán los grupos. Tendremos que completar esta información en el generador, descargar el archivo de nuevo, y volver a ejecutar el proceso.
Si tienes cualquier duda durante el proceso, el equipo de soporte de Additio App puede ayudarte.
Agregar manualmente las vinculaciones al horario creado
Esta opción solo está recomendada para los centros que hayan empezado la creación de horarios en el generador de horarios sin utilizar la exportación descrita en el aparado anterior.
En este caso, para realizar la creación masiva, es necesario vincular los grupos base y docnetes de la gestión académica (Additio Centers) al generador de horarios, de manera manual.
Para empezar a hacer este proceso de creación masiva, va a ser necesario que tengamos los grupos base y docentes creados en Additio Centers.
Paso 1: Exportar la plantilla para los horarios desde Additio Centers
El primer paso que tenemos que hacer es obtener las ID únicas de los grupos y docentes en Additio Centers. Para hacerlo, iremos a la la sección Configuraciones > Importación > Importación de datos del centro (en el menú lateral)
Una vez aquí, seleccionaremos en Exportaciones > Exportar para generador de horarios.
Cuando el archivo este preparado, nos aparecerá una notificación y podremos descargar la plantilla que utilizaremos para rellenar todos los datos necesarios para crear el horario.
Paso 2: Vincular las ID únicas de grupos base y docentes al generador de horarios
Para gestionar las ID externas en el generador de horarios, tendremos que ir a la configuración de nuestro perfil (icono superior derecho), y habilitar la opción "Mostrar ID externo".
Una vez habilitada esta opción, ya podremos ir a Datos del horario, y vincular a cada grupo su ID única (código de números y letras), y a cada docente su ID única (email).
Si no visualizamos el campo ID EXTERNO por defecto, podemos habilitarlo en la opción EDITAR COLUMNAS.
La información de las ID externas de grupos y docentes la encontraremos en el archivo que hemos descargado en el paso 1, en las pestañas de Grupos y Docentes.
Paso 3: Exportar los horarios del generador y crear masivamente los grupos clase y horarios en las cuentas de los docentes
Con las vinculaciones hechas, ya podemos exportar el archivo con toda la información a través de la opción Exportar (en los tres puntos finales del horario).
Las vinculaciones de ID externas pueden hacerse ANTES o DESUPÉS de generar el horario. En ningún caso hay que volver a generar el horario.
Y luego seleccionar el formato "Additio".
Una vez tengamos el archivo, volvemos a Additio Centers para completar el proceso de creación masiva. Vamos al apartado Configuración > Importación > Importación de datos del centro. Y seleccionamos la opción Importar horarios y crear grupos del profesorado.
Avanzamos al segundo paso con la opción Siguiente. Y subimos el archivo que nos hemos descargado del generador de horarios, que contiene toda la información de los horarios.
Finalmente, verificamos que toda la información sea correcta y añadimos la fecha inicio y fin de curso. Una vez verificada la información, pulsamos Importar y se crearán automáticamente todos los grupos clase y horarios en las cuentas de los docentes.
El proceso puede tardar unos minutos, una vez finalice, nos aparecerá este aviso.
Es obligatorio que todos los datos de los cursos estén completados en el generador de horarios cuando hacemos la exportación. El sistema no nos dejará hacer la creación masiva si existen algunos cursos sin toda la información completada (por ejemplo, sin aula asignada o sin el nombre de la asignatura).
En el caso que esto pase, nos aparecerá un aviso mostrando los cursos que no tienen toda la información completada y no se crearán los grupos. Tendremos que completar esta información en el generador, descargar el archivo de nuevo, y volver a ejecutar el proceso.
Si tienes cualquier duda durante el proceso, el equipo de soporte de Additio App puede ayudarte.
Video tutorial con la explicación paso a paso de las dos opciones