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Créez automatiquement l'emploi du temps avec l'IA et modifiez ensuite tout cours. Une fois l'emploi du temps finalisé, vous pourrez l'exporter de différentes manières.
Index
- Générer l'emploi du temps avec l'IA
- Éditer l'emploi du temps
- Exporter l'emploi du temps
- Examiner, partager et imprimer l'emploi du temps
Générer l'emploi du temps avec l'IA
Une fois que vous avez téléchargé toutes les données de l'emploi du temps, que ce soit manuellement ou automatiquement, et configuré les blocs et préférences pour tous les cours, groupes, enseignants et salles, vous pouvez générer l'emploi du temps avec l'IA.
Pour ce faire, accédez simplement à l'emploi du temps configuré et sélectionnez l'option Générer horaire qui apparaît sur la partie gauche de l'écran.
Vérifiez toutes les notifications en attente et, lorsque tout est prêt, cliquez sur le bouton Planifier pour générer l'emploi du temps automatiquement. Vous pouvez lire ce tutoriel pour bien comprendre chacune des notifications d'analyse de données.
Nous recommandons de générer l'emploi du temps sans notifications en attente, afin de garantir que son exécution sera parfaite et exempte d'erreurs. Si l'emploi du temps est généré avec des notifications, il est probable qu'il contienne des erreurs, qui seront ensuite affichées dans le panneau de notifications.
Important : si vous avez déjà généré un emploi du temps et que vous le générez à nouveau, l'emploi du temps précédent sera écrasé. Si vous souhaitez conserver l'emploi du temps précédent, vous pouvez le dupliquer ou télécharger une copie sur votre ordinateur.
Éditer l'emploi du temps
Une fois l'emploi du temps généré, vous pouvez accéder à la section Générer horaire pour le visualiser et effectuer toute modification.
À ce stade, vous pouvez filtrer en haut de l'écran l'emploi du temps que vous souhaitez voir (emploi du temps d'un groupe, emploi du temps d'un enseignant ou emploi du temps d'une salle).
Une fois le filtre appliqué, l'emploi du temps généré par le programme sera affiché.
Vous pouvez faire des modifications en déplaçant les sessions à l'heure et au jour souhaités. Vous pouvez également modifier un cours via l'option Paramètres de la leçon (dans la barre latérale droite). Par exemple, si vous souhaitez changer la salle, l'enseignant ou le groupe. Les modifications que vous appliquez dans cette section seront consolidées dans Données de l'emploi du temps.
Pour gérer les notifications en attente, vous pouvez aller dans la section Avertissements de l'emploi du temps. S'il y a un problème dans l'emploi du temps, il sera affiché dans la catégorie d'avertissement correspondante, et vous pourrez isoler et examiner l'erreur. Consultez ce tutoriel pour savoir comment gérer chaque type d'avertissement.
Exporter l'emploi du temps
Une fois l'emploi du temps clôturé et validé, vous disposez de plusieurs options d'exportation.
Pour exporter l'emploi du temps, allez sur l'écran principal du générateur, dans la section Emplois du temps, et sélectionnez les trois points qui apparaissent à droite de l'emploi du temps que vous souhaitez exporter.
Une fois que vous avez sélectionné l'option Exporter, différents formats d'exportation disponibles s'afficheront.
Exportation au format RoyalSchedule (sauvegarde de l'emploi du temps)
Ce format vous permet de sauvegarder une copie de sécurité de l'emploi du temps entier sur votre ordinateur. Cette copie peut être facilement téléchargée lorsque vous en avez besoin à l'aide de l'option Télécharger des données. Cette option n'exporte pas les données de l'emploi du temps, mais crée une copie de sauvegarde de tout le fichier d'emploi du temps dans un format uniquement compatible avec notre générateur d'emploi du temps.
Cette option est recommandée si vous souhaitez conserver une copie de sauvegarde de l'emploi du temps entier sur votre ordinateur.
Exportation au format Excel (données de l'emploi du temps)
Cette option vous permet de télécharger le modèle avec toutes les données de l'emploi du temps (groupes, enseignants, salles, cours...). Ce fichier ne montrera aucune donnée liée à l'emploi du temps (heure de début et jour de chaque leçon ou cours), c'est simplement une copie de sauvegarde de toutes les données de l'emploi du temps qui pourrait être utilisée pour générer un autre emploi du temps basé sur ces données.
Cette option est recommandée si vous souhaitez télécharger les données d'un emploi du temps sous forme de modèle pour les utiliser pour créer un nouvel emploi du temps (par exemple, télécharger les données de l'année 23/24 et les utiliser pour créer celles de l'année 24/25, en ajoutant et modifiant tout ce qui est nécessaire).
Exportation au format Additio
Cette option vous permet de télécharger le détail de chaque leçon/classe de l'emploi du temps. Ce fichier est utilisé par les utilisateurs qui travaillent avec la plateforme Additio pour télécharger automatiquement toutes les informations de l'emploi du temps dans notre plateforme.
Si vous n'utilisez pas la gestion académique d'Additio, vous pouvez également utiliser cette exportation pour télécharger les données sur une autre plateforme ou environnement.
Le fichier contiendra le détail de chaque cours, y compris le nom du cours, le jour, l'heure de début, l'enseignant(s) assigné(s), la salle assignée et le groupe.
Cette option est recommandée pour avoir toutes les données de l'emploi du temps de chaque cours/leçon dans un fichier au format Excel - tableau de données.
Si vous souhaitez utiliser ce fichier pour télécharger les données sur Additio, consultez cet article.
Examiner, partager et imprimer l'emploi du temps
Examiner l'emploi du temps (pour les administrateurs)
En cliquant sur l'option Examiner l'emploi du temps qui apparaît à gauche de l'écran, vous pouvez analyser et visualiser l'emploi du temps. Sélectionnez et filtrez dans la barre supérieure les informations que vous souhaitez afficher.
Vous pouvez filtrer par semaines et jours, et visualiser l'emploi du temps de tous ou certains groupes, enseignants et salles.
Cette option est idéale pour que le responsable des emplois du temps puisse voir toute la répartition des enseignants et des groupes pour chaque jour de la semaine.
Elle est également très utile pour voir les créneaux horaires disponibles pour les enseignants et les salles à chaque heure de la journée.
Partager l'emploi du temps avec un lien public
Cette option vous permet de générer un lien public (URL) pour partager l'emploi du temps avec n'importe qui (élèves, enseignants, familles...).
Pour activer cette option, l'emploi du temps doit avoir le champ Public marqué comme actif (en rouge). Une fois activé, le lien de l'emploi du temps sera visible. Lorsqu'il est désactivé (gris), le lien de l'emploi du temps sera désactivé.
Une fois activé, allez sur les trois points de l'emploi du temps et sélectionnez l'option Afficher.
Une fois cette option sélectionnée, vous pourrez voir l'emploi du temps interactif dans la version en ligne.
Vous pouvez partager l'URL avec toute personne avec qui vous souhaitez partager l'emploi du temps. Vous pourrez filtrer par semaines, par groupes, par enseignants et par salles, pour voir les différents emplois du temps.
En cliquant sur une session, tous les détails apparaîtront : nom du cours, jour, date, mois, enseignant, groupe et salle.
Imprimer et générer l'emploi du temps en PDF
Si vous souhaitez imprimer et générer l'emploi du temps en format PDF, depuis la même option Afficher (décrite dans la section précédente), vous pouvez sélectionner l'icône de l'imprimante.
Une fois dans l'option, vous pouvez sélectionner individuellement ou plusieurs emplois du temps que vous souhaitez imprimer, pour les groupes, enseignants et salles.
Une fois sélectionnés, ils seront prévisualisés sur la partie droite de l'écran.
Vous pourrez personnaliser certaines options, comme l'utilisation des couleurs, l'ajustement du texte, la date d'impression, les heures interdites, les dates, le cadre temporel et le lien QR.
Une fois la configuration terminée, vous pouvez cliquer sur le bouton Imprimer pour générer le PDF (avec un ou plusieurs emplois du temps) et les imprimer.
