Générateur d'horaires
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      Activation du compte et téléchargement des horaires

      Premiers pas pour l'activation des comptes et le téléchargement des données pour la création des horaires

      Index

      1. Activation des comptes
      2. Téléchargement des données manuelles
      3. Téléchargement automatique des données (option recommandée)

      Activation des comptes

      Une fois que l'équipe d'Additio App aura activé le compte du générateur d'horaires, tous les utilisateurs indiqués par le centre (les responsables des horaires) recevront un e-mail dans lequel ils pourront activer leur utilisateur et définir un mot de passe sécurisé.

      Une fois leur compte activé, ils pourront accéder au générateur d'horaires.

      Pour accéder au générateur d'horaires, rendez-vous à ce lien (depuis un navigateur web) : https://additio.royalschedule.com/ et saisissez l'e-mail et le mot de passe.

       

      Téléchargement des données dans le générateur d'horaires

      Il existe deux options pour télécharger des données dans le générateur d'horaires : manuellement ou via un fichier Excel (option recommandée).

      Téléchargement manuel des données :

      Il vous suffit de cliquer sur l'option "+" dans le coin supérieur droit de l'écran.

      Ensuite, ajoutez les informations de base pour continuer à configurer l'horaire (Nom de l'horaire, Jours de la semaine où l'horaire sera effectué et Plage de dates) et cliquez sur Enregistrer.

      À ce stade, vous pourrez ajouter toutes les informations de la section données de l'horaire : cours, groupes, enseignants et salles.

      Pour ce faire, rendez-vous dans la section Données de l'horaire et cliquez simplement sur le bouton "+" qui apparaît dans le coin supérieur droit de l'écran pour chacune des configurations :

      Cours

      Vous pouvez les ajouter manuellement ou en masse en sélectionnant l'option que vous souhaitez en haut :

      • Manuellement : Entrez le nom du cours, la matière, les minutes/semaine (minutes totales pendant lesquelles le cours est dispensé pendant une semaine) et la durée de la leçon (la durée et le nombre de séances que nous voulons effectuer hebdomadairement, qui doivent correspondre aux Minutes/semaine). Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez en cliquant sur l'option "Ajouter un de plus". Une fois terminé, cliquez sur Créer dans le coin inférieur droit.

      Nous vous recommandons d'utiliser l'option Minutes/semaine pour la durée des cours. L'option "Heures" peut également être utilisée, mais gardez à l'esprit que cette option représente le nombre total d'heures du cours pendant toute l'année, il sera donc beaucoup plus difficile de planifier sa durée hebdomadaire si nous utilisons ce champ.

      Une fois créés, vous pourrez toujours les modifier en cliquant sur chacun des champs, ainsi que d'ajouter plus d'informations et de préférences (salles, enseignants, étiquettes, groupes...).

      Vous pouvez également personnaliser l'affichage des colonnes montrées pour ajouter toute information qui est importante pour votre centre ; pour cela, vous devez cliquer sur Modifier les colonnes.


      • En masse : Tout d'abord, vous devez créer les groupes dans la section Groupes. Une fois que vous les avez créés, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs groupes et créer le même cours pour tous en masse (par exemple, Mathématiques pour tous les groupes).

      Groupes

      Pour ajouter des groupes d'élèves, rendez-vous dans la section Données de l'horaire > Groupes.

      Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez en cliquant sur l'option "Ajouter un de plus". Une fois terminé, cliquez sur Créer dans le coin inférieur droit.

      Important : Utilisez l'option "Classe" pour créer des groupes d'élèves. L'option "Groupe d'enseignement" est utilisée pour créer des "sous-groupes" d'élèves, et il n'est pas recommandé de l'utiliser à cette étape, car ces groupes ne seront pas utilisés pour créer les horaires.

      Le champ ID externe peut être laissé vide si la synchronisation avec la gestion académique d'Additio App n'est pas utilisée. Si vous souhaitez l'utiliser, lisez ce tutoriel au préalable.

      Une fois les groupes saisis, vous pouvez toujours les modifier en cliquant sur le champ que vous souhaitez éditer et en entrant de nouveaux si nécessaire.

      Vous pouvez également personnaliser l'affichage des colonnes montrées pour ajouter toute information qui est importante pour votre centre ; pour cela, vous devez cliquer sur Modifier les colonnes.


      Enseignants

      Ajoutez les informations des enseignants dans la section Données de l'horaire > Enseignants.

      Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez en cliquant sur l'option "Ajouter un de plus". Une fois terminé, cliquez sur Créer dans le coin inférieur droit.

      Complétez uniquement l'ID externe si vous utilisez l'intégration avec la gestion académique d'Additio App.

      Une fois les enseignants saisis, vous pourrez modifier le contenu en cliquant sur chaque champ chaque fois que cela est nécessaire, ainsi qu'entrer de nouveaux enseignants.

      Vous pouvez également personnaliser l'affichage des colonnes montrées pour ajouter toute information qui est importante pour votre centre ; pour cela, vous devez cliquer sur Modifier les colonnes.

      Salles

      Ajoutez les informations des salles dans la section Données de l'horaire > Salles.

      Vous pouvez ajouter autant de salles que nécessaire en cliquant sur l'option "Ajouter un de plus". Une fois terminé, cliquez sur Créer dans le coin inférieur droit.

      Il n'est pas nécessaire de compléter le champ ID externe, ce champ n'est utilisé que si les espaces sont synchronisés avec d'autres systèmes de réservation d'espaces.

      Une fois les salles saisies, vous pourrez modifier leur nom et leur configuration en cliquant sur chaque champ chaque fois que cela est nécessaire, ainsi qu'ajouter plus de salles.

      Vous pouvez également personnaliser l'affichage des colonnes montrées pour ajouter toute information qui est importante pour votre centre ; pour cela, vous devez cliquer sur Modifier les colonnes.

      Une fois que chacun des composants (Cours, Groupes, Enseignants et Salles) est configuré, vous pouvez compléter les informations supplémentaires dans l'onglet Cours (en ajoutant les enseignants à chaque cours, le groupe et la salle correspondante).

       

      Téléchargement automatique des données pour l'horaire (option recommandée) :

      Pour effectuer le téléchargement massif, vous devez compléter le modèle de données présenté ci-dessous et ensuite le télécharger sur la plateforme.

      Cliquez sur l'icône de téléchargement de données sur la page principale du générateur :

      Cliquez sur l'option Télécharger le modèle Excel pour télécharger le modèle de données.

      Une fois que vous avez le document, vous devez entrer toutes les informations suivantes dans différentes onglets avec les mêmes noms que les titres qui apparaissent dans les images :

      • Noms des enseignants (onglet Enseignants) : Ajoutez un enseignant par ligne dans la colonne Nom. Le nom doit être unique et correspondre exactement au nom que nous introduirons ensuite dans l'onglet "cours".

      Laissez les colonnes ID et ID externe vides si la synchronisation avec Additio App n'est pas utilisée. Si la synchronisation est utilisée, complétez la colonne ID externe (lisez ce tutoriel). 

        • Noms des groupes (onglet Groupes) : Les groupes sont équivalents à des groupes/classes complets. Ne créez pas de groupes séparés car ils sont gérés différemment dans l'application.

          Écrivez un groupe par ligne (1 A, 1 B, 1 C...). Le nom du groupe doit être unique et correspondre exactement à ce que nous introduirons ensuite dans l'onglet "cours".

          Pour tous les groupes, entrez la valeur 1 dans la colonne Classe.

      Laissez les colonnes ID et ID externe vides si la synchronisation avec Additio App n'est pas utilisée. Si la synchronisation est utilisée, complétez la colonne ID externe (lisez ce tutoriel).

      • Noms des salles (onglet Salles) : Ajoutez une salle par ligne. Le nom de la salle doit être unique et correspondre exactement au nom que nous introduirons ensuite dans l'onglet "cours".

      Il n'est pas nécessaire de remplir les colonnes ID et ID externe. 

      • Informations sur les cours (onglet Base du cours) : Ajoutez tous les cours de l'horaire, en détaillant à quelle matière ils appartiennent, quel enseignant les dispense, combien de minutes par semaine ils sont effectués, combien de séances sont réalisées hebdomadairement et dans quelle salle le cours a lieu.

        Les données que nous entrons dans les colonnes Group, Teachers et Locations doivent correspondre exactement aux onglets 'Enseignants', 'Groupes' et 'Salles'.

      • Informations de configuration (onglet Préférences) : Éditez uniquement ce numéro si le centre fait plus de 5 jours de cours par semaine (par exemple, s'il fait cours du lundi au samedi, mettez 6).

      Une fois les données complétées dans le modèle, vous pouvez le télécharger sur la plateforme. Accédez à la section Horaires et sélectionnez l'icône nuage avec la flèche pour télécharger le document.

      Une fois l'option sélectionnée, vous devrez télécharger le document que vous avez configuré et indiquer les informations de date de début et de fin avec leur nom correspondant.

      Configurez le nom de l'horaire et les dates de début et de fin.

      Dans la dernière étape, vous pouvez prévisualiser toutes les données, et s'il y a des erreurs dans le modèle, elles s'afficheront sur cet écran.