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En este artículo veremos todos los aspectos clave que debes tener en cuenta sobre el módulo de matriculaciones de Additio App.
Índice
1. Configuración del portal público
2. Configuración de los procesos de matriculación
2.2. Creación de un proceso de matrícula
2.4. Publicación del proceso de matrícula
3. Matriculación por parte del alumnado y familias
4. Visualización y gestión de solicitudes
5. Permisos según roles de usuario
El módulo de matriculaciones de Additio App te permite automatizar y personalizar el proceso de matriculación en el centro educativo, simplificando las tareas y ahorrando tiempo y recursos.
Nota: Se trata de un módulo adicional a la licencia Additio for Schools. Si deseas activarlo, ponte en contacto con nosotros en info@additioapp.com.
1. Configuración del portal público
El módulo de matriculaciones permite crear procesos de inscripciones y de matrículas a los que las familias y alumnado van a poder acceder, a través de un portal público. En ese portal, podrán registrarse en procesos activos y ver sus solicitudes.
El primer paso antes de crear cualquier proceso de matriculación, es configurar correctamente el portal público, que será visible para las familias y alumnado.
El portal de matriculaciones se puede configurar en el Menú > Configuración > Matriculaciones > Portal de matriculaciones.
Se abrirá una ventana que permite varias opciones:
- Enlace público: En este apartado, tendréis que elegir el texto del enlace, que identificará vuestro centro y/o vuestro proceso de matriculación. Por ejemplo: "princetonschool".
Nota: el nombre del enlace no puede contener mayúsculas, símbolos, números, guiones ni espacios. Solamente se aceptan letras minúsculas.
- Diseño y estructura: En este apartado, podréis configurar los colores de fondo y del título/subtítulo. También tendréis la opción de incluir o no el logotipo en la cabecera del portal.
- Vista previa: Esta opción permite ir viendo los cambios que se vayan aplicando.
Una vez le deis a guardar, ya estará configurado y visible el portal de matriculaciones. Podéis visitarlo en el enlace que se genera el clicar en "Vista previa".
2. Configuración de los procesos de matriculación
Crear procesos de matriculación y de inscripciones en el centro es muy fácil, ¡veámoslo!
El apartado para crear procesos de matrícula se encuentra en el Menú > Matriculaciones.
2.1. Conociendo el entorno
El entorno de matriculaciones tiene varias características interesantes de conocer:
- Listado de procesos de matriculación: Aquí es donde aparecen los distintos procesos que hayas creado, con información esencial como el título, la descripción, su estado (borrador, publicada o cerrada), el número de plazas ofertadas, si se limita el número de solicitudes, y las fechas de apertura y de cierre de este proceso. Además, en cada una de las matrículas vemos el lápiz de edición y la visualización de solicitudes recibidas.
Nota: La opción de visualización de solicitudes recibidas solamente está activa en matrículas publicadas. Las que están en borrador no tienen esta opción activa.
- Filtro de estado: Justo encima del listado de matrículas, encontrarás un filtro para filtrar por estado. Los estados disponibles son Borrador, Publicada y Cerrada.
- Buscador por título o descripción: Te permite encontrar rápidamente matrículas según su título o su descripción.
- +: El símbolo + te permite crear un nuevo proceso de matrícula.
2.2. Creación de un proceso de matrícula
Para crear y personalizar un nuevo proceso de matrícula, simplemente haz click en el símbolo + que hay abajo a la derecha.
Esto abrirá una ventana de "Nueva matriculación". Deberás rellenarla con la información requerida. ¡No te olvides de guardar!
- Título: Ponle un título a tu matriculación. Por ejemplo: Matrículas 1o ESO.
- Descripción
- Estado: Podrás indicar si la matrícula está en borrador, publicada o cerrada. Una matrícula en borrador significa que no se publica en el portal público, y por lo tanto las familias todavía no la ven. Una matrícula publicada sí es visible para las familias. Cuando está cerrada, ya no acepta más solicitudes.
TEN EN CUENTA: Una matrícula, una vez pase a estado de publicada, no podrá volver al estado de borrador. Una matrícula publicada solamente podrá pasar a estado de cerrada.
- Fecha de apertura: Tendrá que ser la fecha actual o posterior, pero nunca anterior.
- Fecha de cierre
- Plazas: Aquí se indicará el número de plazas que se ofertan para esta matrícula.
- Limitar número de solicitudes: Si se limita, no se aceptarán más solicitudes una vez se alcancen las plazas que hay disponibles. Si no se limita, se seguirán recibiendo solicitudes.
- Acceder al formulario: Esto da acceso al formulario que tendrán que rellenar las familias.
2.3. Creación del formulario
A la hora de crear el formulario, hay que rellenar 3 tipos de campos. Veámoslo:
- Información general
Además de estos, se pueden crear nuevos campos solicitando información general sobre el alumnado, ya sea su dirección, el nombre de sus responsables, necesidades educativas especiales...
Estos nuevos campos se pueden crear clicando encima del "+". Te pedirá si quieres crear un nuevo campo totalmente libre, o si quieres vincularlo con campos existentes en el centro. Esto se refiere a campos personalizados de la ficha del alumnado que hayáis creado previamente.
Los campos personalizables pueden ser de varios tipos, como se observa en la siguiente imagen:
- Preguntas del formulario
En este apartado, es donde podréis configurar las preguntas del formulario propiamente. Son totalmente personalizables, y podréis distinguir entre pasos del formulario, entre secciones del formulario, y entre preguntas del formulario.
Las secciones y preguntas pueden moverse, duplicarse o eliminarse. La fecha que encontraréis al lado de la sección permite desplegar las diferentes preguntas que hay dentro de la sección.
En cuanto a las preguntas, éstas pueden ser obligatorias o no, y hay distintos tipos de preguntas:
-
- Selección simple
- Selección múltiple
- Selección de orden de preferencia
- Texto libre
- Texto informativo
- Archivo informativo
- Subida de archivo
- Campos internos
Los campos internos son para uso interno del centro educativo, y no serán visibles para las personas que deseen matricularse. Es un apartado dirigido a los evaluadores de las solicitudes de matriculación, que podrán rellenar con información para el centro.
2.4. Publicación del proceso de matrícula
Una vez configurada la matrícula, para publicarla en el portal tendrás que cambiar el estado de Borrador a Publicada. El sistema pedirá una confirmación.
Una vez publicada, ya se verá en el portal público, y ya podrán visualizarse las solicitudes.
3. Matriculación por parte del alumnado y familias
Una vez haya procesos de matrícula publicados, las familias los verán en el portal público, y podrán matricularse.
En el portal, las familias verán las matrículas abiertas (a las que podrán inscribirse si así lo desean) y "Mis matrículas", que son procesos a los que ya se han inscrito. Estos últimos no pueden editarse, pero las familias pueden ver la solicitud que han hecho.
Nota: Al introducir el nombre, el correo electrónico y el identificador del alumno en un proceso de matrícula, se crea la cuenta para la familia. Con el correo electrónico y el identificador, se puede acceder a posteriori para revisar las solicitudes. Además, en el correo indicado se recibe una confirmación de la solicitud recibida.
Al entrar en un proceso de matriculación, las familias podrán rellenar los datos y las preguntas. Una vez hagan click en "Finalizar y enviar", el sistema recordará que no se podrá editar a posteriori, y la confirmación de las familias.
Una vez confirmado, aparecerá la página siguiente:
A su vez, las familias recibirán un correo de confirmación en el correo que han indicado en la matrícula.
4. Visualización y gestión de solicitudes
Cuando se quieran visualizar y gestionar las solicitudes dentro de un proceso de matrícula, desde el centro se tiene que hacer clic en el símbolo correspondiente:
Una vez dentro, esto es lo que se verá:
- Listado de alumnos que han hecho una solicitud: Con información sobre el estado (matriculado, solicitud recibida, etc.)
Nota: los tipos de estado en que puede estar una solicitud de un alumno son los siguientes. Éste se puede cambiar seleccionado el alumnado y haciendo click en Acciones.
- Plazas ocupadas: A través de una barra de progreso.
- Filtro de estado: Se pueden filtrar las solicitudes según el estado.
- Búsqueda por alumno
- Símbolo "+": El centro puede registrar una solicitud como si fuera una familia.
- Visualización de la solicitud: El evaluador de solicitudes puede revisar la solicitud, rellenar los campos internos, y cambiar el estado. Además, haciendo click en el icono de al lado, se puede enviar un comentario sobre la decisión.
Si se selecciona la opción Acciones > Enviar estado de las solicitudes, las familias recibirán un correo con información acerca de si se ha aceptado su solicitud o se ha denegado.
Nota: El estado de la solicitud puede cambiarse, incluso después de denegar una solicitud, mientras esté publicada. Una vez cerrada, no se podrán hacer cambios.
5. Permisos según roles de usuario
Todo el apartado de matriculaciones puede gestionarse de forma total o parcial a través de los roles de usuario.
En el apartado de configuración de roles de usuario, se puede definir para cada tipo de rol los permisos que tiene en cuanto a las matriculaciones.
Por defecto, el administrador tendrá acceso a todas las funcionalidades. Sin embargo, se pueden otorgar permisos a otros roles. Los permisos son los siguientes:
- Visualización de matriculaciones: permite visualizar los procesos de matriculación que se han creado en el centro, pero no crearlos ni editarlos.
- Creación de matriculaciones: permite crear y editar procesos de matriculaciones.
- Cambiar estado de las solicitudes recibidas: permite cambiar el estado de las solicitudes recibidas (solicitud recibida, pendiente alumnado, solicitud denegada, matriculado/a, etc.)
- Completar y crear solicitudes de matriculación manualmente: permite al usuario entrar al sistema una solicitud de matriculación de forma manual, es decir, que no la haga el alumno o la familia.
- Enviar notificación de resolución de solicitudes recibidas: permite al usuario enviar notificaciones al alumnado y/o familias acerca del desarrollo y resolución de sus solicitudes.