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Additio for Schools

Inscriptions

Module d'inscriptions

Dans cet article, nous allons passer en revue tous les aspects clés que vous devez connaître sur le module d'inscriptions d'Additio App.

Sommaire

Configuration du portail public
Configuration des processus d'inscription
2.1. Découverte de l'environnement
2.2. Création d'un processus d'inscription
2.3. Création du formulaire
2.4. Publication du processus d'inscription
Inscription des élèves et des familles
Visualisation et gestion des demandes
Permissions selon les rôles des utilisateurs

Le module d'inscriptions d'Additio App vous permet d'automatiser et de personnaliser le processus d'inscription dans l'établissement scolaire, simplifiant les tâches et économisant du temps et des ressources.

Note : Il s'agit d'un module additionnel à la licence Additio for Schools. Si vous souhaitez l'activer, contactez-nous à l'adresse suivante : info@additioapp.com.

1. Configuration du portail public

Le module d'inscriptions permet de créer des processus d'inscription et d'enregistrement auxquels les familles et les élèves peuvent accéder via un portail public. Dans ce portail, ils pourront s'inscrire à des processus actifs et consulter leurs demandes.

La première étape avant de créer un processus d'inscription est de configurer correctement le portail public, qui sera visible pour les familles et les élèves.

Le portail d'inscriptions peut être configuré dans le menu > Configuration > Inscriptions > Portail d'inscriptions.

Une fenêtre s'ouvrira avec plusieurs options :

Lien public : Ici, vous devez choisir le texte du lien qui identifiera votre établissement et/ou votre processus d'inscription. Par exemple : "ecolejulesverne".

Note : le nom du lien ne peut contenir ni majuscules, ni symboles, ni chiffres, ni tirets, ni espaces. Seules les lettres minuscules sont acceptées.

Vous pouvez configurer le titre et le sous-titre du portail.

Design et structure : Vous pouvez personnaliser les couleurs de fond et celles du titre/sous-titre. Il est également possible d'inclure ou non le logo dans l'en-tête du portail.
Aperçu : Cette option permet de prévisualiser les changements appliqués.

Une fois que vous avez enregistré, le portail d'inscriptions est configuré et visible. Vous pouvez le consulter via le lien généré en cliquant sur "Aperçu".

2. Configuration des processus d'inscription

Créer des processus d'inscription dans l'établissement est très simple, voyons comment faire !

L'option pour créer des processus d'inscription se trouve dans le menu > Inscriptions.

2.1. Découverte de l'environnement

L'environnement d'inscriptions présente plusieurs caractéristiques intéressantes à connaître :

Liste des processus d'inscription : Ici apparaissent les différents processus que vous avez créés, avec des informations essentielles telles que le titre, la description, l'état (brouillon, publié ou fermé), le nombre de places offertes, si le nombre de demandes est limité, et les dates d'ouverture et de clôture du processus. Vous y trouverez également l'icône d'édition et la visualisation des demandes reçues.

Note : L'option de visualisation des demandes reçues n'est active que pour les inscriptions publiées. Celles qui sont en brouillon ne l'ont pas activée.

Filtre d'état : Juste au-dessus de la liste des inscriptions, vous trouverez un filtre pour trier par état. Les états disponibles sont Brouillon, Publié et Fermé.

Recherche par titre ou description : Permet de trouver rapidement des inscriptions selon leur titre ou leur description.
+ : Le symbole + vous permet de créer un nouveau processus d'inscription.

2.2. Création d'un processus d'inscription

Pour créer et personnaliser un nouveau processus d'inscription, cliquez simplement sur le symbole + en bas à droite.

Cela ouvrira une fenêtre intitulée "Nouvelle inscription". Vous devrez la remplir avec les informations requises, puis enregistrer.

Titre : Donnez un titre à votre inscription. Par exemple : "Inscriptions 6ème".
Description.
État : Vous pouvez indiquer si l'inscription est en brouillon, publiée ou fermée. Une inscription en brouillon signifie qu'elle n'est pas publiée dans le portail public, donc les familles ne la voient pas encore. Une inscription publiée est visible pour les familles. Une fois fermée, elle n'accepte plus de demandes.

Note : Une inscription publiée ne peut pas revenir à l'état de brouillon, elle ne pourra passer qu'à l'état fermé.

Date d'ouverture : Doit être actuelle ou future, mais jamais passée.
Date de clôture.
Nombre de places : Indiquez ici le nombre de places offertes pour cette inscription.
Limiter le nombre de demandes : Si activé, aucune demande ne sera acceptée une fois que toutes les places disponibles auront été attribuées. Sinon, les demandes continueront d'être reçues.
Accéder au formulaire : Cela donne accès au formulaire que les familles devront remplir.

2.3. Création du formulaire

Lors de la création du formulaire, il y a trois types de champs à remplir :

Informations générales

Il s'agit d'informations de base sur l'élève. Certains champs sont prédéfinis et ne peuvent pas être modifiés (nom, prénom, numéro d'identification et e-mail).

En plus de ces champs, il est possible d'en créer de nouveaux demandant des informations supplémentaires sur l'élève, comme l'adresse, le nom des responsables légaux, les besoins éducatifs particuliers, etc.

Ces nouveaux champs peuvent être créés en cliquant sur le "+" et en choisissant si vous souhaitez créer un champ entièrement libre ou le lier à des champs existants dans l'établissement.

Questions du formulaire

Dans cette section, vous configurez les questions du formulaire proprement dites. Elles sont totalement personnalisables et vous pouvez distinguer les étapes du formulaire, les sections et les questions.

Les sections et les questions peuvent être déplacées, dupliquées ou supprimées. À côté de chaque section, une icône permet de déplier les questions contenues dans la section.

Les questions peuvent être obligatoires ou non, avec différents types :

Sélection simple
Sélection multiple
Sélection par ordre de préférence
Texte libre
Texte informatif
Téléchargement de fichier

Champs internes

Ils sont réservés à un usage interne et ne seront pas visibles par les candidats. Ils sont destinés aux évaluateurs des demandes d'inscription, qui pourront les remplir avec des informations pour l'établissement.

2.4. Publication du processus d'inscription

Une fois le processus configuré, pour le publier, vous devez changer son état de Brouillon à Publié. Le système demandera une confirmation.

Une fois publié, il sera visible dans le portail public et les demandes pourront être visualisées.

3. Inscription des élèves et des familles

Une fois les processus publiés, les familles les verront dans le portail public et pourront s'inscrire.

Dans le portail, les familles verront les inscriptions ouvertes (auxquelles elles pourront s'inscrire si elles le souhaitent) ainsi que "Mes inscriptions", qui correspondent aux processus auxquels elles se sont déjà inscrites. Ces dernières ne peuvent pas être modifiées, mais les familles peuvent consulter la demande qu'elles ont soumise.

Note : En saisissant le nom, l'adresse e-mail et l'identifiant de l'élève dans un processus d'inscription, un compte est créé pour la famille. Avec l'adresse e-mail et l'identifiant, il est possible de se reconnecter ultérieurement pour consulter les demandes. De plus, une confirmation de la demande reçue est envoyée à l'adresse e-mail indiquée.

En accédant à un processus d'inscription, les familles pourront remplir les informations et répondre aux questions. Une fois qu'elles auront cliqué sur "Finaliser et envoyer", le système rappellera qu'il ne sera plus possible de modifier les informations par la suite, et la confirmation des familles sera enregistrée.

De plus, les familles recevront un e-mail de confirmation à l'adresse qu'elles ont indiquée lors de l'inscription.

4. Visualisation et gestion des demandes

Lorsque vous souhaitez visualiser et gérer les demandes, cliquez sur l'icône correspondante.

Une fois à l'intérieur, voici ce qui apparaîtra :

Liste des élèves ayant fait une demande : avec des informations sur l'état (inscrit, demande reçue, etc.).

Note : Les types d'état qu'une demande d'élève peut avoir sont les suivants. Cet état peut être modifié en sélectionnant l'élève et en cliquant sur "Actions".

Places occupées : Indiqué via une barre de progression.
Filtre d'état : Les demandes peuvent être filtrées en fonction de leur état.
Recherche par élève.
Symbole "+" : L'établissement peut enregistrer une demande comme s'il s'agissait d'une famille.
Visualisation de la demande : L'évaluateur des demandes peut consulter la demande, remplir les champs internes et changer l'état.

Si l'option Actions > Envoyer l'état des demandes est sélectionnée, les familles recevront un e-mail les informant si leur demande a été acceptée ou refusée.

Note : L'état de la demande peut être modifié, même après avoir refusé une demande, tant qu'elle est publiée. Une fois qu'elle est clôturée, aucun changement ne pourra être effectué.

5. Permissions selon les rôles des utilisateurs

Tout le section des inscriptions peut être gérée de manière totale ou partielle par le biais des rôles d'utilisateur.

Dans la section de configuration des rôles d'utilisateur, il est possible de définir pour chaque type de rôle les permissions concernant les inscriptions.

Par défaut, l'administrateur aura accès à toutes les fonctionnalités. Cependant, des permissions peuvent être accordées à d'autres rôles. Les permissions sont les suivantes :

Visualisation des inscriptions : permet de visualiser les processus d'inscription qui ont été créés dans l'établissement, mais ne permet pas de les créer ou de les modifier.
Création d'inscriptions : permet de créer et de modifier des processus d'inscription.
Changer l'état des demandes reçues : permet de modifier l'état des demandes reçues (demande reçue, en attente de l'élève, demande refusée, inscrit(e), etc.).
Compléter et créer des demandes d'inscription manuellement : permet à l'utilisateur de saisir manuellement une demande d'inscription dans le système, c'est-à-dire sans que ce soit fait par l'élève ou la famille.
Envoyer une notification de résolution des demandes reçues : permet à l'utilisateur d'envoyer des notifications aux élèves et/ou aux familles concernant le développement et la résolution de leurs demandes.