La communication comme administration

Comment activer Edvoice et envoyer les codes d'accès depuis le panneau du centre

Depuis le panneau d'administration (du centre), l’établissement peut envoyer des messages à tous les groupes de base. Il est également possible d’envoyer des invitations afin que les élèves et les parents rejoignent Edvoice, de voir l'historique des messages envoyés dans un groupe et de désactiver Edvoice dans un groupe particulier.

Pour ce faire, les administrateurs doivent accéder au panneau d'administration, accéder à l'onglet Groupes de base et cliquer sur les trois points en haut à droite> Edvoice> Envoyer un message

REMARQUE: cliquez ici pour en savoir plus sur la création de groupes de base. 

Activer Edvoice

Il faut d'abord activer Edvoice avant de pouvoir envoyer des messages. Les écoles ou les utilisateurs qui n'ont pas la licence d'Edvoice ne pourront pas l'activer.

Vous pouvez décider de comment configurer Edvoice pour chaque groupe de base. Pour ce faire, accédez au groupe de base souhaité, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Communication > Configurer les communications.

Puis vous pouvez afficher les codes des élèves pour pouvoir leur remettre:

Il est généré un code d'accès unique pour chaque élève / parent qui les aidera à ajouter depuis Edvoice tous les groupes auxquels les élèves sont inscrits.

Ils sont affichés dans la liste mais vous pouvez également générer le PDF avec la liste des codes.
Il est important que le champ d'identification des étudiants soit correctement rempli. Autrement dit, les adresses électroniques/mails des étudiants doivent être les mêmes dans vos données du panneau que les mails que les étudiants utilisent pour s’inscrire sur Edvoice.

Désactiver

Si vous ne souhaitez plus utiliser Edvoice, sélectionnez un groupe et cliquez sur les trois points en haut à droite dans la fenêtre du groupe> communication> configurer les communications. Ensuite, vous verrez l'option "inactif".Cette option vous permet de désactiver Edvoice dans ce groupe. En cliquant sur cette option, vous ne pourrez plus envoyer de messages. Le groupe disparaîtra de l’application Edvoice et ne sera donc plus visible pour les parents et les élèves, ainsi que l’ensemble de l’historique des messages.

Vous pouvez réactiver le groupe à tout moment en suivant de nouveau ce procédé, et en cliquant sur les destinataires des communications qui apparaissent. Une fois réactivé, les messages précédemment envoyés réapparaîtront et la communication avec les destinataires sera rétablie.

Envoyer les codes d'accès

Avec cette option, vous pouvez envoyer les codes d'activation pour les élèves et leurs parents.

Vous pouvez le faire de différentes manières: individuellement ou collectivement.

Pour le faire collectivement:

Cliquez sur l'option Générer des invitations dans la partie supérieure des codes.

1. Vous pouvez imprimer le document PDF qui est créé automatiquement. Dans ce document, vous trouverez un encadré pour chaque élève, dans lequel vous trouverez les codes pour les élèves et leurs parents, ainsi qu’une page expliquant comment s’inscrire sur Edvoice et rejoindre les groupes.

2. Vous pouvez également cliquer sur l'option Envoyer les codes par email, qui apparaît à la fin de la liste des étudiants, afin que tous reçoivent l'e-mail avec leurs codes.

 

Pour le faire individuellement:

Cliquez sur les 3 points verticaux à droite du code d'activation de l'élève. Cette option vous permet de:

• Envoyez le code à l'étudiant par email
• Envoyez le code aux parents par email
• Envoyez le code à l'élève et aux parents par e-mail
• Changer code

Envoyer des messages depuis le panneau des Centres vers Edvoice

Envoyer un message

Il est possible d’envoyer plusieurs types de messages aux élèves et / ou parents d'un groupe de base:

• Des messages
• Des photos
• Documents
• Des invitations pour des événements

Pour envoyer des messages: une fois dans le groupe de base, appuyez sur l'option «Envoyer un message» qui apparaitra lorsque vous cliquez sur les trois points en haut à droite.

Une fois que la fenêtre du message apparaît, appuyez sur le sélecteur «Etudiants et familles» (selon ce que vous aurez configuré par défaut) afin de choisir les destinataires du message: les élèves, les parents ou les deux.

Ensuite écrivez votre texte et titre (facultatif).

Pour envoyer des documents: sélectionnez un ou plusieurs documents que vous souhaitez envoyer et choisissez d'ajouter un titre et un message.

Pour envoyer des images: sélectionnez une ou plusieurs images que vous souhaitez envoyer et choisissez d'ajouter un titre et un message.

Pour envoyer des invitations: sélectionnez la date et l'heure de l'événement que vous souhaitez envoyer. Une confirmation de présence sera demandée par défaut, mais vous pouvez décocher l’option si elle n'est pas requise. Vous pouvez également modifier le titre et écrire un message.En appuyant sur «Envoyer», les destinataires recevront le message sur leur téléphone à condition d'avoir installé l'application Edvoice et d'avoir rejoint le groupe via les codes d'activation.

Veuillez noter que les messages envoyés en utilisant cette option seront pour le groupe, c'est-à-dire pour tous les élèves, tous les parents ou tous les élèves et parents.

Une fois les messages envoyés, vous recevrez une confirmation d’envoi ou une notification d'alerte dans le cas où certains élèves ou parents n'auraient pas encore activé Edvoice sur leur téléphone.

REMARQUE: Des messages individuels à un élève et / ou à ses parents peuvent également être envoyés en appuyant sur les trois points à côté du nom de l'élève, puis Actions> Envoyer un message et vous pourrez choisir si vous voulez l'envoyer seulement à l'élève, sa famille, ou bien les deux options.

 

Afficher l'historique

Afficher l'historique des messages

Si vous souhaitez voir tous les messages envoyés, sélectionnez un groupe de base et allez sur les trois points en haut à droite, puis cliquez sur "Communication" et "Historique des messages".

Avec cette option, vous pouvez voir tous les messages qui ont été envoyés depuis le panneau d'administration au groupe de base que vous avez sélectionné.

Vous verrez à la fois le message, l'heure et la date d'envoi, afin que vous puissiez garder une trace de tous les messages envoyés au groupe.

Vous retrouverez également les images et document envoyés. Les invitations d'événements pour lesquelles une confirmation a été demandée, sont aussi dans l’histoire. En cliquant sur le titre, vous verrez les réponses fournies par les utilisateurs, c'est-à-dire s'ils ont accepté l'invitation ou non.

 

Envoyer le même message à différents groupes de base

A l’occasion d’un évènement ou d’une situation particulière, il peut être plus pratique d’envoyer le même message à tous les groupes de base. C’est pour cela que nous avons créé cette option depuis la version Web des centres.  

Pour ce faire, accédez à l'onglet des groupes de base et cliquez sur les trois points en haut à droite, puis Edvoice > Envoyer un message.

Tous les groupes pour lesquels Edvoice est activé apparaîtront. Sélectionnez les groupes auxquels vous souhaitez envoyer le message et cliquez sur l'option OK.

Sélectionnez les destinataires à qui vous souhaitez envoyer le message, le type de message, rédigez le texte et appuyez sur Envoyer.