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El generador de horarios nos permite planificar y registrar las sustituciones o ausencias que afectan al horario.
Índice
- Configuración básica
- Registrar una ausencia de un docente
- Registrar una ausencia de un grupo
- Registrar una ausencia de una aula
El planificador de sustituciones del generador de horarios permite planificar y registrar ausencias a nivel de docentes, grupos o aulas que tengan afectación el los horarios.
Es especialmente útil para poder registrar las afectaciones en el horario e indicar las sustituciones o cambios que deben realizarse.
Para acceder al planificador de sustituciones, pulsa la opción en el menú lateral izquierdo, dentro del horario.
Nota: Esta funcionalidad no está activada por defecto. Escríbenos en info@additioapp.com y lo gestionaremos.
Configuración básica
Antes de empezar a registrar ausencias y planificar sustituciones, recomendamos revisar el apartado de Configuración, para que todo esté correcto. Para acceder, ponte encima de "Planificador de sustituciones" sin hacer click, y verás 3 opciones: Gestión de ausencias, Línea de tiempo y Configuración.
- Gestión de ausencias: Aquí crearás nuevas ausencias, las manejarás, y podrás tener un histórico de todas las ausencias.
- Línea de tiempo: Aquí podrás ver los cambios que se han hecho, por semanas.
- Configuración: Aquí podrás cambiar la configuración del planificador de sustituciones.
Entrando en este último apartado, tendrás 2 apartados:
1. Motivos: Podrás activar que se exija un motivo a la hora de crear una ausencia (recomendable). También podrás activar que los motivos se muestren en una lista (si no se activa, será un texto abierto).
2. Sugerencias: Son parámetros acerca de cómo hace las sugerencias el sistema. Aunque recomendamos seguir la configuración preestablecida por el sistema, puedes modificarlo si lo deseas.
Se puede elegir si se ignoran casuísticas, si se permiten, o si se prohíben. En el siguiente ejemplo, vemos que se prohíben colisiones, y por lo tanto el sistema no sugerirá colisiones.
También puedes determinar la preferencia acerca de que los profesores alternativos sean profesores de la misma asignatura y/o grupo.
Nota: En futuras actualizaciones, se podrán sincronizar las ausencias con la parte académica de Additio App.
Registrar una ausencia de un docente
Este caso suele ser el más común. Imaginemos que un docente está de baja durante una semana y queremos registrar esta ausencia y ver a qué lecciones tiene afectación, y como vamos a reasignar estas lecciones.
El primer paso para registrar la ausencia, es pulsar en el botón + Nueva excepción, abajo a la derecha.
Una vez pulsado el botón, debemos indicar que afecta a Docentes, indicar a qué docente concreto afecta (desplegable Ausentes) e indicar la Razón de la ausencia (que va a ser un desplegable si así lo hemos configurado en el apartado de Configuración).
Finalmente, con el icono de calendario, debemos indicar qué días estará ausente el docente. También podremos configurar horas concretas (por ejemplo, si un docente sólo está ausente medio día).
Ya podemos pulsar el botón Crear. También podemos añadir más de una ausencia a la vez utilizando el botón Añadir uno más.
Una vez creada, aparecerá la ausencia registrada, en un listado junto a todas las ausencias. Observamos que arriba hay un buscador y un icono para filtrar, lo que nos ayudará a buscar mejor ausencias concretas.
En el listado, veremos que la nueva ausencia está en estado pendiente. Ahora tocará gestionarla para ver cómo solventarla. Para hacerlo, clicamos en "Manejar".
Al hacerlo, entraremos en nuestro entorno de trabajo. Veremos el fondo de color diferente los días que el profesor no está. Así pues, podremos hacer cambios en las clases que tenga.
Para hacer cambios, clicamos encima de una clase, y hacemos los cambios pertinentes. Tenemos varias opciones:
- Cancelar lección: Para anularla y que no aparezca en el calendario.
- Aulas: Para cambiar el aula si lo deseamos.
- Docentes: Para elegir un nuevo docente para impartir la clase. Los docentes que aparecen con una línea de color al lado izquierdo, no están disponibles para hacer la clase.
Nota: Si tenéis las guardias registradas como "Asignatura", no se visualiza aún. En futuras actualizaciones, el sistema recomendará profesores que estén de guardia para sustituir al profesor que falta.
- Grupos
- Comentario: para añadir cualquier comentario respecto a la sustitución.
Cuando hayamos hecho los cambios, marcamos como manejado en el tick de arriba a la izquierda. En el listado de ausencias, ésta aparecerá como "Completado".
Una vez hechos los cambios, éstos se reflejarán tanto en el apartado de Planificador de sustituciones > Línea de tiempo, como en el horario público que se comparte.
Registrar una ausencia de un grupo
El funcionamiento para registrar ausencias del grupo es el mismo que el descrito en el apartado anterior, pero seleccionando el grupo.
Si el grupo por ejemplo se va de viaje de final de curso, y queremos registrar su ausencia y en todas las lecciones que tendrá afectación, esta opción seria la ideal.
Con el botón + puedes crear la ausencia. Luego debes seleccionar Grupos, y en el desplegable de Ausentes el grupo, así como la Razón.
Finalmente, seleciona las fechas de ausencia y pulsa Crear.
Registrar una ausencia de una aula
El funcionamiento para registrar la ausencia dee una aula es el mismo que en los puntos anteriores, la única diferencia es que seleccionaremos el apartado Aula.
Este caso se suele utilizar cuando una aula está fuera de servicio durante unos días, para poder ver qué afectación tiene en las lecciones que deberían realizarse en esa aula (y poder registrar los cambios que serán necesarios a nivel de aula).
Indica Aulas en el primer desplegable, y luego seleciona el Aula, la Razón y las fechas de ausencia. Pulsa Crear para confirmar.
Una vez creada la ausencia, podrás ver para cada uno de los días, qué lecciones se ven afectadas, y registrar los cambios oportunos en cada una de ellas.
