Planificateur de substitutions dans l'emploi du temps

Le générateur d'emploi du temps nous permet de planifier et d'enregistrer les substitutions ou absences qui affectent l'emploi du temps.

Index

1. Configuration de base
2. Enregistrer l'absence d'un enseignant
3. Enregistrer l'absence d'un groupe
4. Enregistrer l'absence d'une salle de classe

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Le planificateur de substitutions dans le générateur d'emploi du temps vous permet de planifier et d'enregistrer les absences au niveau des enseignants, des groupes ou des salles de classe qui affectent l'emploi du temps.

Il est particulièrement utile pour enregistrer les perturbations de l'emploi du temps et indiquer les substitutions ou modifications à effectuer.

Pour accéder au planificateur de substitutions, cliquez sur l'option dans le menu latéral gauche de l'emploi du temps.

Une fois dans le planificateur, vous pouvez enregistrer les absences des enseignants, des groupes ou des salles de classe.

 

 

Configuration de base

Avant de commencer à enregistrer les absences et à planifier les remplacements, nous vous recommandons de vérifier la section Configuration, afin de vous assurer que tout est correct. Pour y accéder, survolez « Planificateur de remplacements » sans cliquer, et vous verrez 3 options : Gestion des absences, Chronologie et Paramètres.

• Gestion des absences : ici, vous pourrez créer de nouvelles absences, les gérer et avoir un historique de toutes les absences.
• Chronologie : vous pouvez voir les modifications apportées, par semaine.
• Paramètres : vous pouvez modifier les paramètres du planificateur de remplacements.

En entrant dans cette dernière section, vous aurez 2 sections :

1) Motifs : Vous pouvez activer le fait qu'un motif soit requis lors de la création d'une absence (recommandé). Vous pouvez également activer l'affichage des motifs dans une liste (si cette option n'est pas activée, il s'agira d'un texte ouvert).

 

2) Suggestions : il s'agit des paramètres relatifs à la manière dont le système fait des suggestions. Bien que nous recommandions de suivre la configuration prédéfinie du système, vous pouvez la modifier si vous le souhaitez.

Vous pouvez choisir d'ignorer les cas, de les autoriser ou de les interdire. Dans l'exemple ci-dessous, nous voyons que les collisions sont interdites et que le système ne suggérera donc pas de collisions.

Vous pouvez également préférer que les enseignants alternatifs soient des enseignants de la même matière et/ou du même groupe.

 

Enregistrer l'absence d'un enseignant

Il s'agit généralement du cas le plus courant. Imaginons qu'un enseignant soit en congé maladie pendant une semaine et que nous voulions enregistrer cette absence pour voir quelles leçons sont affectées et comment nous allons réaffecter ces leçons.

La première étape pour enregistrer l'absence est de cliquer sur le bouton + Nouvelle exception en bas à droite.

Une fois le bouton cliqué, nous devons indiquer qu'il s'agit d'un professeur, indiquer quel professeur spécifique est concerné (liste déroulante Absences) et indiquer la Raison de l'absence (qui sera une liste déroulante si nous l'avons configurée dans la section Configuration).

Enfin, à l'aide de l'icône de calendrier, nous devons indiquer les jours où l'enseignant sera absent. Nous pouvons également configurer des heures spécifiques (par exemple, si un enseignant n'est absent qu'une demi-journée).

Nous pouvons maintenant cliquer sur le bouton Créer. Nous pouvons également ajouter plus d'une absence à la fois en utilisant le bouton Ajouter une autre.

Une fois créée, l'absence enregistrée apparaîtra dans une liste avec toutes les absences. Nous pouvons voir qu'il y a un moteur de recherche et une icône de filtre en haut, ce qui nous aidera à mieux rechercher des absences spécifiques.

Dans la liste, nous verrons que la nouvelle absence est en attente. Nous allons maintenant devoir la gérer pour voir comment la résoudre. Pour ce faire, cliquez sur « Gérer ».

Nous entrons alors dans notre environnement de travail. Nous verrons un arrière-plan de couleur différente les jours où l'enseignant est absent. Ainsi, nous pourrons apporter des changements dans les classes qu'il/elle a.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur une classe et d'effectuer les modifications nécessaires. Plusieurs options s'offrent à nous :

• Annuler le cours : pour annuler le cours afin qu'il n'apparaisse pas dans le calendrier.
• Salles de classe : pour changer la salle de classe si nous le souhaitons.
• Enseignants : Pour choisir un nouveau professeur qui enseignera à la classe. Les professeurs qui apparaissent avec une ligne colorée sur le côté gauche ne sont pas disponibles pour enseigner la classe.

• Groupes
• Commentaire : pour ajouter tout commentaire concernant la suppléance.

 

Lorsque nous avons effectué les modifications, nous marquons « géré » dans la case en haut à gauche. Dans la liste des absences, il apparaîtra comme « Terminé ».

Une fois les modifications effectuées, elles seront reflétées à la fois dans la section Planificateur de remplacement > Calendrier et dans l'emploi du temps public qui est partagé.

 

 

Enregistrer l'absence d'un groupe

Le processus pour enregistrer l'absence d'un groupe est le même que celui décrit dans la section précédente, mais en sélectionnant le groupe.

Par exemple, si le groupe part en voyage de fin d'année et que nous voulons enregistrer son absence et les leçons affectées, cette option serait idéale.

Cliquez sur le bouton « + Nouvelle exception » pour créer l'absence, puis sélectionnez Groupes, et dans le menu déroulant Absents, choisissez le groupe. Vous pouvez également préciser la raison.

Enfin, sélectionnez les dates d'absence et cliquez sur Créer.

 

Enregistrer l'absence d'une salle de classe

Le processus pour enregistrer l'absence d'une salle de classe est le même que dans les points précédents, la seule différence étant que nous sélectionnerons la section Salle de classe.

Ce cas est généralement utilisé lorsqu'une salle de classe est hors service pendant quelques jours, ce qui nous permet de voir quelles leçons seront affectées dans cette salle (et d'enregistrer les changements nécessaires au niveau de la salle).

Sélectionnez Salle de classe dans le premier menu déroulant, puis choisissez la salle, la raison, et les dates d'absence. Cliquez sur Créer pour confirmer.

Une fois l'absence créée, vous pourrez voir pour chaque jour, quelles leçons sont affectées, et enregistrer les changements nécessaires pour chacune d'elles.