Suivi des présences

Configurer le type de notes pour les présences/absences

Appliquer un filtre

Calculer la note de présence

Le type de notes « calcul des présences » vous permet d'obtenir une note basé sur le suivi des présences. Vous pouvez le configurer en ajoutant des valeurs en fonction de l’icône (par exemple si l’élève était présent = 1 point, si l’élève était absent = -1) et en calculant selon des périodes (par exemple calculer une note pour le mois ou pour l’année scolaire entière).

Cette note ou ce calcul se rajoute alors dans votre cahier de notes et peut être pris(e) en compte dans le bulletin scolaire.

La première étape pour utiliser ce type de notes est de déterminer la valeur de chaque icône. Pour cela, allez au menu principal et cliquez sur configurateur de types de notes.

En cliquant sur le type de notes « Présence en classe » vous pouvez modifier les icônes et les valeurs existantes et en ajouter de nouvelles.

REMARQUE: Il est important de définir les valeurs des icônes avant de commencer le suivi des présences car les modifications ne seront appliquées qu'aux nouvelles colonnes, pas aux colonnes créés avant la configuration.

Pour appliquer la configuration aux colonnes précédemment créées, vous devez remplacer manuellement l'icône dans chaque cellule. Ce processus est effectué pour éviter que les modifications soient appliquées dans les enregistrements précédents (voir le tutorial: Définir le type de notes de présence).

Une fois avoir configuré le type de notes « Présence en classe » , revenez dans un groupe et créer une nouvelle colonne dans le cahier notes avec le type de notes « Calculation of the attendance mark ».

Vous pouvez également choisir une période en cliquant sur l'option Configurer qui apparaît juste en dessous du type de notes sélectionné. Vous pouvez définir le début et la fin de la période dont vous voulez compter les présences, absences, retards, ect.

Il faut aussi définir la valeur initiale pour commencer le comptage et le maximum et le minimum afin d’avoir un calcul 100% personnalisable en fonction de vos exigences et envies.

La valeur initiale, vous permet de choisir comment vous souhaitez calculer les présences, c'est-à-dire si vous voulez partir d'une valeur spécifique ou non.

Dans le cas où vous utilisez une valeur minimale et maximale, faites attention à ne pas dépasser une valeur (vers le haut ou vers le bas). Si vous ne souhaitez pas utiliser cette option, entrez une valeur maximale élevée pour vous assurer de ne jamais la dépasser.

 

Ci-dessous, vous trouverez un exemple détaillé afin d’illustrer les différentes options et possibilités.

Supposons que vous voulez calculer la note de présences en fonction de ces 3 critères :

• Au début tous les élèves ont un 10 en présence
• S’ils assistent à tous les cours, ils garderont un 10
• Cependant, s'ils ont une absence ou un retard, ils perdront des points

Allez au menu principal et cliquez sur configuration de types de notes. Puis sélectionnez le type de notes « Présence en classe » afin de modifier les icônes et les valeurs existantes pour les suivantes:

Retournez ensuite dans le cahier de notes d’un groupe et créez une colonne avec le type de notes « calcul des présences ».

Déterminez la date de début et de fin que vous souhaitez prendre en compte (pour cet exemple, nous calculons une note pour un trimestre) et spécifiez que la valeur initiale est 10 (rappelez-vous : au début tous les élèves ont un 10 en présence), le minimum est 0 (autrement dit vous ne voudrez pas avoir moins de 0) et la valeur maximum est également 10.

Pour cet exemple, nous soustrayons parce qu’il y a des "absences". En le configurant de cette façon, vous obtiendrez que le premier jour, tous les élèves ont un 10 vu que vous n'avez pas encore calculé de présence.

Lorsqu'un élève a l'icône verte, à ce 10, un 0 sera ajouté car dans le configuration de types de notes, nous avons attribué à l'icône verte cette valeur.

Cependant, si un étudiant a une absence justifiée, il a soustrait 0,5, donc cet étudiant aura un 9,5.

Au fur et à mesure que vous ajoutez des colonnes dans le suivi des présences, si vous êtes entre la date de début et la date de fin que vous avez défini dans le calcul des présences, vous verrez que la note changera automatiquement dans le carnet de notes.

Une fois la période passée et la note calculée, créez une nouvelle colonne avec comme type de notes  « Formule calculée » afin d’obtenir la note final du premier trimestre.

Une fois sélectionné, une fenêtre s’ouvre. Sélectionnez alors la fonction fx Moyenne pondérée et attribuez le pourcentage approprié qui correspond à chaque colonne. Si l’élève était toujours présent, il ‘gagnera’ 10%, de la note finale du premier trimestre.

Comme mentionné ci-dessus, il s'agit d'un exemple. L'idée est que vous définissez la valeur de chaque icône et «vous jouez» avec les valeurs et les dates pour le calcul des présences dont vous avez besoin.

 

Calculer le pourcentage de présence

Il est possible de calculer un pourcentage basé sur le suivi des présences.

La première étape est de sélectionner un groupe et de créer une nouvelle colonne dans le carnet des notes. Choisissez comme types de calcul « calculation of attendance percentage », puis cliquez sur l'option configurer qui apparaît juste en dessous.

Vous verrez que ce type de notes vous permet de définir le début et la fin de la période et de sélectionner les icônes souhaités pour le pourcentage.

 

 

Ci-dessous, vous trouverez un exemple afin d’illustrer les différentes options et possibilités.

Pourcentage des présences, absences, retards, ect.

Supposons que vous avez une règle qui indique que les étudiants qui dépasse un nombre d'absences (justifiées ou non et égal à 40%) perdent la possibilité de passer l'examen final du trimestre ; vous pouvez utiliser ce calcul automatique.

En autres mots, cela signifie que les étudiants doivent assister à au moins 60% des sessions. S'ils dépassent le nombre d'absences ils perd le droit de passer l’examen final.

Après avoir complété le suivi des présences pour par exemple le premier trimestre, nous créons une colonne avec le type de calcul « calculation of attendance percentage »,.

Nous définissons le début et la fin de la période suivie (pour cet exemple c’est le premier mois), puis sélectionnez les icônes que vous voulez utiliser. Pour cet exemple, nous sélectionnons les présences et les retards. Puis nous enregistrons les modifications pour voir les pourcentages de chaque étudiant.

 

Résumé des présences et des absences

A la fin du suivi des présences, vous verrez une colonne avec le résumé des présences.

En cliquant sur chacune des cellules de résumé des présences, vous verrez le nombre de cours suivis, les absences, les retards, les expulsions, etc. d'un élève, ainsi qu’un pourcentage.