Edvoice pour les enseignants depuis Additio app

Comment activer Edvoice et envoyer des codes d'accès depuis Additio App

Depuis Additio app, les enseignants qui ont une licence Edvoice peuvent

• Envoyer des messages à tous leurs groupes
• Envoyer des invitations pour que les élèves et les parents rejoignent Edvoice
• Désactiver Edvoice dans les groupes s’ils changent d’avis.

Pour ce faire, il faut depuis un compte Additio, aller dans la liste de vos groupes pour sélectionner le groupe avec lequel vous souhaitez utiliser Edvoice.

 

Activer Edvoice

Tout d’abord, il faut activer Edvoice pour pouvoir envoyer des messages.

Sélectionnez le groupe dans lequel vous souhaitez l'activer. Une fois le groupe ouvert, appuyez sur l’icône avec 3 lignes horizontales dans la partie en haut à droite de l'écran. Dans ce menu cliquez sur l'option Edvoice et puis sur l'option Activer.

REMARQUE: vous ne pouvez qu’activer Edvoice à partir de la version Web d’Additio app.

 

 

Désactiver Edvoice

Sélectionnez un groupe et cliquez sur l’option Edvoice dans le menu du groupe. Ensuite, cliquez sur l'option Désactiver Edvoice.

En cliquant sur cette option, vous ne pourrez plus envoyer de messages et ce groupe disparaîtra de l’application, ainsi que l’ensemble de l’historique des messages.

Vous pouvez réactiver le groupe à tout moment en cliquant sur l'option Activer qui apparaît dans l'option Edvoice du menu du groupe. Une fois activé, les messages précédemment envoyés réapparaîtront et la communication avec les destinataires sera rétablie.

 

Envoyer les codes d'accès

Avec cette option, vous pouvez envoyer tous les codes d'activation aux les élèves et leurs parents via différentes manières ; individuellement ou collectivement.

Collectivement 

1. Cliquez sur l'option Générer des invitations dans la partie supérieure des codes. Un document PDF sera créé avec une page pour chaque élève. Dans chaque page, vous trouverez les codes et les étapes pour activer les comptes et rejoindre le groupe.

2. Cliquez sur l'option Envoyer à tous par e-mail qui apparaît à la fin de la liste des étudiants, afin que tous reçoivent l'email avec leurs codes.

Individuellement

Cliquez sur les 3 points verticaux à droite du code d'activation de l'élève. Cette option vous permet de

• Envoyer le code à l'étudiant par email
• Envoyer le code aux parents par email
• Envoyer le code à l'élève et aux parents par e-mail

Tutoriel vidéo pour les enseignants 

Envoyer des messages, rubriques et notes sur Edvoice et l'historique des messages

Il est possible d’envoyer des messages à partir d’Additio grâce à Edvoice à tout le groupe ou à un élève/parent individuellement.

Message au groupe (classe)

1. Premièrement vous devez configurer la communication entre vous et vos groupes .

Cliquez sur l'option envoyer un message qui apparaît à côté des 3 points verticaux dans le menu de groupe, dans l'option Edvoice.

Une fois la fenêtre ouverte, cliquez sur le sélecteur étudiants pour choisir qui va recevoir votre message. Vous avez le choix entre les étudiants, leurs parents ou les deux.

Ensuite, il vous suffit de choisir un sujet (facultatif) et d'écrire un message.

Cliquez sur le bouton envoyer. Les destinataires recevront le message seulement s’ils ont installé l'application Edvoice .

Message individuel

Cliquez avec le bouton droit de la souris (ou cliquez longuement dans les applications) sur l’étudiant et sélectionnez l'option envoyer un message.

Une fenêtre apparaît pour envoyer le message à l’étudiant, à ses parents ou aux deux. Pour changer le destinataire, cliquez sur le nom de l'étudiant en haut de la fenêtre.

Ensuite, il vous suffit de choisir un sujet (facultatif) et d'écrire un message (comme pour les messages groupés).

Vous pouvez également envoyer un Email individuel en accédant au dossier de l’étudiant, en cliquant sur l'option Actions et en sélectionnant l'option Contacter l'élève.

Ou bien vous pouvez contacter directement les parents en cliquant sur contacter les responsables 

Cliquez sur le bouton Envoyer. Les destinataires recevront le message seulement s’ils ont installé l'application Edvoice et s’ils ont rejoint le groupe via les codes d'activation.

Une fois les messages envoyés, vous recevrez un message de confirmation ou d'alerte dans le cas où certains élèves ou parents n'aient pas encore activé Edvoice sur leur téléphone portable.

REMARQUE: l'option envoyer un message est disponible à la fois dans la version Web et dans les applications Android et iOS.

Envoyer des rubriques à l'ensemble du groupe

Cliquez avec le bouton droit de la souris (ou clic long) sur la colonne contenant la rubrique que vous souhaitez envoyer et sélectionnez l'option envoyer la rubrique.

Une fenêtre apparaîtra pour envoyer le message avec la rubrique aux étudiants, aux familles ou aux deux.

Pour sélectionner le destinataire, cliquez sur le bouton Étudiant en haut de la fenêtre. Vous pouvez également sélectionner si oui ou non l’élève voit sa note en bas de la rubrique. Il est aussi possible d'ajouter un commentaire.

Vous pouvez envoyer une rubrique à un étudiant individuellement, en cliquant sur la cellule, le bouton droit ou le bouton long et en appuyant sur rubriques.

 

Envoyer une auto-évaluation ou une évaluation par les camarades

Il est possible d’envoyer des auto- et co-évaluations aux parents, étudiants ou aux deux. Pour faire cela, créez une colonne d'auto-évaluation et sélectionnez l'option envoyer via Edvoice.

Pour plus d'informations quant aux auto- et co-évaluations, cliquez ici.

Envoyer des notes 

Tout comme vous pouvez envoyer des messages et rubriques, vous pouvez envoyer des notes à l'ensemble du groupe ou individuellement aux étudiants et à leurs parents.

Collectivement (à tout le groupe) :

Cliquez avec le bouton droit de la souris (ou clic long) sur la colonne qui contient les notes que vous souhaitez envoyer et sélectionnez l'option envoyer la note.

Une fenêtre apparaîtra pour envoyer le message avec les notes des étudiants. Vous avez le choix entre les étudiants, leurs parents ou les deux. Pour sélectionner le destinataire, cliquez sur le bouton étudiant en haut de l'écran. Vous pouvez également modifier le message proposé.

Le message qui apparaît est une suggestion, vous pouvez le modifier. 

Individuellement :

Cliquez avec le bouton droit de la souris (ou clic long) sur la cellule qui contient la note que vous souhaitez envoyer et sélectionnez l'option envoyer la note.

Contrairement à l'envoi au groupe, vous sélectionnez seulement un étudiant à qui vous souhaitez envoyer le message. 

Le message qui apparaît est une suggestion, vous pouvez le modifier. 

REMARQUE: Les parents ou les élèves recevront les notes dans leur story; en aucun cas les notes ne seront envoyées au groupe entier. 

Historique des messages

Pour pouvoir voir tous les messages envoyés dans un groupe, cliquez sur le menu des 3 points verticaux et sélectionnez Edvoice, où vous verrez l'option historique des messages.

 

Ainsi, vous verrez tous les messages.

 

Envoyer des notifications sur Edvoice

Depuis Additio app, vous pouvez envoyer les notifications suivantes sur Edvoice:

• Notifications de présence
• Notifications concernant les notes

Toute configuration des notifications doit être effectuée à partir de la version Web d’Additio.

Notifications de présence

Les élèves et les parents peuvent recevoir des notifications de présence directement depuis l'application Edvoice sur leurs smartphones.

Pour configurer les notifications que les élèves et les parents recevront ; allez dans le menu Edvoice et sélectionnez l'option "Notifications de présence".

La sélection de cette option ouvrira une fenêtre dans laquelle vous devez spécifier qui recevra ces notifications, ainsi que les types de présence à envoyer.

L'enregistrement de cette configuration sera stocké sur le serveur, de sorte que chaque fois que la participation au groupe est passée, si un étudiant se voit attribuer l'un des types de présences configurés, une notification automatique sera envoyée à ceux qui ont été sélectionnés précédemment pour le recevoir (élèves et / ou parents).

Les notifications de présence peuvent également être envoyées directement depuis Additio app sur les appareils mobiles.

Remarque: les notifications ne sont pas envoyées immédiatement, il y a une intervalle de 10 minutes.

Notifications concernant les notes

Les élèves et les parents peuvent recevoir des notifications de notes directement dans l'application Edvoice automatiquement.

Ces notes qui seront notifiées pourraient par exemple être celles qui appartiennent à des onglets configurés avec des colonnes rapides, qui sont couramment utilisées pour évaluer les tâches quotidiennes telles que les devoirs ou le comportement.

Pour configurer les notifications des notes à recevoir par les élèves et les parents ; modifiez un onglet qui contient des colonnes rapides et cliquez sur le bouton Configurer qui apparaît à la fin de la fenêtre dans l'option "Planifier les notifications à Edvoice".

Par défaut, le bouton Configurer est désactivé si aucune colonne n'a été ajoutée à l'onglet.

Appuyez sur le bouton Configurer pour ouvrir une fenêtre dans laquelle vous spécifiez qui recevra ces notifications, ainsi que les notes à envoyer.

Si les marques des colonnes sont du type Sélecteur de valeurs ou d'icônes, une liste avec les notes sera affichée pour sélectionner celles qui veulent être notifiées.

Dans le cas où le type de note est numérique, texte ou sélecteur numérique, toute note attribuée à l'étudiant sera notifiée.

Vous pouvez à tout moment désactiver la case "Activer les notifications".

Les notifications de notes peuvent également être envoyées directement depuis les applications sur les appareils mobiles.

Remarque: les notifications ne sont pas envoyées immédiatement, il y a une intervalle de 10 minutes.

Envoyer des notifications depuis les applications

Dans le cas de la version d'Additio App pour les appareils mobiles, il n’est pas nécessaire de reconfigurer les notifications précédemment effectuées dans la version Web.

Comme ces applications peuvent fonctionner hors ligne, dans le cas où des modifications sont apportées aux présences/notes, elles doivent être envoyées manuellement au serveur par le moyen d'un bouton qui apparaîtra dans la zone de titre de l'onglet. Ce bouton ne sera visible que dans les groupes pour lesquels Edvoice est activé et dans lesquels les notifications ont été précédemment configurées à partir de la version Web.

Dans le cas où les notifications ne sont pas envoyées manuellement, elles seront également envoyées au serveur lors du prochain processus de synchronisation effectué à partir de l'appareil mobile.

 

Envoyer des invitations d’événements sur Edvoice

Il est possible d’envoyer des invitations aux événements qui apparaissent dans votre calendrier ou à la planification de vos groupes aux élèves et / ou aux parents.

Pour ce faire, ouvrez la fenêtre pour modifier l'événement et appuyez sur l'option «Envoyer à Edvoice» qui apparaît dans le menu «Actions».

Une fois que la fenêtre "Envoyer l'événement" apparaît, appuyez sur le sélecteur "Élèves" pour choisir le destinataire du message : les élèves, les parents ou les deux.

Une confirmation de présence sera demandée par défaut. Si ceci n'est pas nécessaire, décochez l'option. Vous pouvez également modifier le titre et écrire un message.

En appuyant sur «Envoyer», les destinataires recevront l'invitation à cet événement sur leur téléphone à condition d'avoir installé l'application Edvoice et d'avoir rejoint le groupe via les codes d'activation.