Créer des paiements grâce à Edvoice

Afin de pouvoir créer des paiements via Edvoice dans les centres, vous devez d'abord ouvrir le menu supérieur à gauche et accéder à la section de configuration.

Ensuite, vous devez cliquer sur la dernière option, où il est indiqué « configurer la plateforme de paiement » .

À ce stade, la plateforme de paiement Stripe (leader mondial de la gestion des paiements) s'ouvrira, vous pourrez ainsi saisir vos coordonnées et effectuer la configuration.

La première étape consistera à configurer votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.

Après avoir rempli correctement les informations , l'écran suivant apparaîtra où vous devrez entrer le code que vous recevrez sur votre téléphone.

Une fois que vous avez terminé l'étape de vérification, si le code est correct, vous serez dirigé vers l'écran de configuration de l'entreprise, dans ce cas, complétez la configuration en fonction du style de centre que vous avez.

L'étape suivante consiste à renseigner les coordonnées de votre centre, avec des informations telles que le nom, le numéro de TVA, l'adresse et la localisation.

Une fois que vous avez configuré les informations sur l'entreprise, vous devrez renseigner les informations sur le représentant de l'entreprise qui utilisera le système de collecte.

Enfin, une fois toutes les informations renseignées, il vous suffit d'ajouter les coordonnées de votre compte bancaire pour pouvoir recevoir les paiements des familles et des étudiants.

Lorsque le système de paiement est configuré avec toutes les étapes précédentes, vous pouvez accéder au menu principal, mais dans ce cas à la section paiement.

Une fois dedans , vous verrez l'écran principal dans lequel vous verrez que vous n'avez pas encore créé de paiement. Pour en créer un, cliquez sur le cercle avec le signe + en bas à droite de l'écran.

Un nouvel onglet s'ouvrira pour que vous puissiez créer le paiement, dans lequel vous devez entrer les détails du paiement, ainsi que la date limite et le montant, et vous pouvez sélectionner à qui envoyer le paiement (étudiants, familles ou les deux) et sélectionner les groupes auxquels il sera envoyé, que ce soit à un seul groupe ou à plusieurs. De plus, au sein d'un même groupe, vous pouvez choisir d'envoyer le paiement à tous les étudiants, ou n'en sélectionner que quelques-uns.

Cette méthode est pratique, par exemple, pour créer une redevance générale pour les étudiants, et pour créer une redevance distincte, avec un montant dégressif pour les familles avec 2 frères et sœurs, par exemple, ou pour les familles qui reçoivent des bourses.

Dans la partie montant, vous pouvez voir qu'il se décompose en montant net + frais de dossier, pour calculer le montant à facturer.

Le montant net sera le montant que le centre recevra du paiement des étudiants ou des familles.

Les frais administratifs sont ceux facturés par la passerelle de paiement pour réaliser l'opération, lors de la création du paiement afin que vous puissiez les prendre en compte lors de la fixation du montant.

Le montant à payer sera le montant que les familles verront lors du paiement, qui sera le montant final qu'elles paieront.

Dans la sélection de groupe, vous pouvez sélectionner les groupes auxquels vous souhaitez envoyer, ne serait-ce qu'à un groupe ou à plusieurs.

De plus, au sein d'un même groupe, vous pouvez choisir d'envoyer à tous les étudiants ou de n'en sélectionner que quelques-uns.

Une fois que vous avez renseigné toutes les informations, vous pouvez cliquer sur "Enregistrer" pour simplement conserver le paiement pour l'envoyer plus tard, ou cliquer sur Envoyer pour l'envoyer tout de suite.

Si vous sélectionnez l'option "envoyer", le message suivant apparaîtra, avec le récapitulatif du paiement, à qui vous l'envoyez et le nombre d'étudiants auxquels il est envoyé.

Si tout est correct et que vous cliquez sur envoyer, vous recevrez un message de confirmation pour vous assurer qu'il s'agit du paiement que vous allez envoyer.

Enfin, une fois que vous avez cliqué sur Oui et accepté le paiement, le paiement sera envoyé par Edvoice aux familles sélectionnées, et le paiement apparaîtra comme suit dans la liste Gestion des paiements. Si vous souhaitez le modifier, cliquez simplement sur l'icône en forme de crayon.

Une fois envoyé, le montant total payé apparaîtra accompagné d'une feuille à la fin de la collecte, afin qu'il puisse être géré.

En cliquant sur la feuille, vous pouvez accéder au détail du paiement, voir qui a payé, qui a refusé et qui est en attente. De plus, en cliquant sur les 3 points verticaux, vous pouvez marquer si quelqu'un a payé en espèces pour être comptabilisé dans la comptabilité.