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Todo lo necesario para empezar con la gestión económica y administrativa de Additio App: creación de cuentas, funcionamiento general, preferencias, multicentro y sincronización de datos.
Índice
- Creación de las cuentas para administradores y asignación de roles
- Funcionamiento de la página de inicio y buscador
- Preferencias generales de la cuenta
- Configuración multicentro
- Sincronización del alumnado, grupos base y responsables
Nota: El módulo de gestión económica y administrativa requiere activación por parte del equipo de Additio App. Si deseas más información sobre como activarlo para tu centro, ponte en contacto con nosotros en info@additioapp.com
Creación de las cuentas para administradores y asignación de roles
En el portal de Gestión económica y administrativa, selecciona el módulo Ajustes para acceder a las Opciones Generales.
En la sección Opciones Generales, hay un apartado de Usuarios donde puedes encontrar un símbolo de personas que indica Usuarios activos. Haz clic en la flecha Administrar Usuarios para crear más cuentas de usuario.
Aquí se muestran todos los usuarios que han confirmado el acceso. Pulsa el botón azul +NUEVO para crear más usuarios.
En el formulario de creación de usuarios, puedes configurar la información personal, los permisos de acceso, las preferencias, y también permite la integración y sincronización del Calendario de Google con el sistema.
En los Permisos de acceso, puedes decidir la compañía permitida (en caso de MULTI-COMPAÑÍA) y asignar roles en diferentes módulos de la empresa. Por ejemplo, puedes definir que un comercial solo tenga acceso como Administrador en los módulos de SALES e INVENTORY.
En las Preferencias, puedes personalizar el idioma, la zona horaria y las opciones de notificación, configurar la firma que se añadirá automáticamente al final de los correos electrónicos enviados y ver el nivel de karma del usuario.
En la sección de Calendario, se permite la integración y sincronización del CALENDARIO DE GOOGLE con el sistema, lo cual es esencial para mantener al usuario actualizado con sus eventos y tareas.
Una vez que hayas configurado toda la información, haz clic en el símbolo de la nube situado en la parte superior izquierda para guardar.
Para generar la entrada con la contraseña, en la parte superior derecha de la interfaz, hay una opción de Acción. Pulsa para entrar y selecciona la opción de Cambiar la contraseña.
En la ventana de Cambiar la contraseña, puedes crear una nueva contraseña. Finalmente, haz clic en el botón azul CAMBIAR LA CONTRASEÑA para completar la acción.
Funcionamiento de la página de inicio y buscador
En la parte superior del portal o página de inicio de Gestión Económica y Administrativa, encontrarás un buscador que es muy útil cuando necesitas localizar rápidamente módulos, menús o apartados específicos. Por ejemplo, Mandatos, el buscador te ayuda a localizar rápidamente esta opción en el sistema.
Además, puedes encontrar varios módulos, cada uno con sus distintas funciones. A continuación, se describen brevemente algunos de ellos:
- Alumnado y contactos: Gestiona la información de los alumnos, los responsables y contactos relacionados. También puedes matricular a los alumnos con los conceptos de forma masiva en este módulo.
- Gestión económica: Incluye las secciones de Gestión de ingresos, Gestión de gastos y Contabilidad de la escuela. Puedes facturar con los recibos y pedidos, gestionar facturas rectificativas, no pagadas, devoluciones, y generar remesas, entre otras operaciones.
- Empleados: Administra los datos de los empleados, incluyendo su departamento y su puesto de trabajo. También puedes registrar las entradas y salidas, controlar el horario y gestionar sus asistencias.
- Encuestas: Crea y gestiona encuestas para recolectar información. Por ejemplo, un formulario de encuesta de ¨Confirmación de matrícula 2024-2025¨.
- Proyecto: Supervisa y administra proyectos y tareas asociadas.
- CRM: Gestiona las relaciones con los clientes. En este módulo, puedes crear oportunidades, presupuestos, actividades y realizar el seguimiento de situaciones posteriores.
- Marketing por email: En este módulo, puedes crear, gestionar y analizar campañas de correo electrónico. Administra las listas de contactos y envía los correos electrónicos.
- Ventas: Gestiona los pedidos y los presupuestos. Factura los pedidos, crea productos con sus variantes y tarifas, y consulta el informe de análisis de ventas.
- Compra: Realiza las solicitudes de presupuestos, gestiona los pedidos de compra y los proveedores.
- Inventario: Realiza las operaciones del inventario (Reposición, Ajustes de inventario, Transferencias y Desechos) y controla las existencias de productos.
- Comedor: Administra las operaciones y servicios del comedor.
- Daycare: Gestiona los servicios de guardería y cuidado infantil.
- Extraescolares: Administra actividades extraescolares.
- Conversaciones: Facilita la comunicación interna mediante mensajes y reuniones.
- Calendario: Organiza y visualiza eventos y citas en un calendario general. Permite la sincronización con el calendario de Google y Outlook.
- Tableros: Crea y visualiza tableros de control con información relevante.
- Sitio web: Personaliza el diseño de tu sitio web. Gestiona y actualiza el contenido del sitio web de la escuela.
- Ajustes: Configura y personaliza las opciones del sistema.
- Eventos: Administra la creación y gestión de eventos organizados. Pública los eventos en el Sitio web.
En la parte superior derecha de cada módulo, hay un buscador que te facilita buscar de manera más eficiente. Debajo, también tienes la opción de aplicar filtros y agrupar. Además, puedes visualizar en diferentes vistas.
Por ejemplo, en el módulo de Alumnado. La opción de filtros te permite filtrar con diferentes criterios, como individuos, compañías, facturas de cliente, facturas de proveedores, archivado, contratos vigentes y filtros personalizados.
La opción de agrupar te permite organizar los datos por tipo de contacto, grupo base, comercial, compañía, país, o crear un grupo personalizado.
La opción de Favoritos te permite guardar la búsqueda actual, importar registros y añadir a tu tablero.
En el lado derecho, puedes encontrar unos símbolos que representan diferentes vistas. Por ejemplo, la vista de List muestra los datos de los alumnos en formato de tabla, facilitando la visualización y gestión de la información.
La vista de Kanban muestra las fotos de los alumnos en formato de tarjetas, facilitando una visualización más clara.
La vista de Actividad muestra las actividades programadas para cada alumno. Puedes planificar una nueva actividad haciendo clic en Planificar actividad.
Preferencias generales de la cuenta
En la parte superior derecha del portal, haz clic en el usuario para entrar en la sección Mi perfil.
La sección Cambiar mis preferencias permite a los usuarios personalizar la configuración de su cuenta. Esta área se divide en dos apartados: Preferencias y Seguridad de la cuenta.
En el apartado de Preferencias, puedes personalizar las opciones de notificación, el idioma, la zona horaria, el correo electrónico y configurar la firma que se añadirá automáticamente al final de los correos electrónicos enviados.
El apartado de Seguridad de la cuenta permite a los usuarios CAMBIAR CONTRASEÑA y mejorar la protección de su cuenta mediante la AUTENTICACIÓN EN DOS PASOS. Las CLAVES API permiten la conexión a Odoo desde herramientas externas sin necesidad de utilizar una contraseña o autenticación en dos pasos. Después de realizar cambios, haz clic en el botón azul GUARDAR para aplicar y guardar los cambios.
Configuración multicentro
En el portal de Gestión Económica y Administrativa, selecciona el módulo Ajustes para acceder a las Opciones Generales.
En la sección Opciones Generales, hay un apartado de Compañías, donde puedes encontrar la sección de Empresas a la derecha. Haz clic en la flecha Administrar compañías para crear multi-compañías.
Aquí se muestra una lista de compañías existentes. Puedes crear una nueva compañía pulsando el botón azul +NUEVO.
En el formulario de configuración multi-compañía, puedes ingresar y gestionar la información básica y fiscal de una nueva compañía, como el nombre y el logo de la compañía.
En el apartado de Información General, puedes introducir la dirección principal de la compañía, el NIF, seleccionar el tipo de posición fiscal si es B2C o B2B, proporcionar un ID de la empresa, indicar si aplica la prorrata de IVA en sus operaciones fiscales, y especificar la moneda en la que operará, entre otros datos esenciales de la compañía.
En el apartado de AEAT, puedes seleccionar la Agencia Tributaria correspondiente para tu empresa.
Una vez finalizada la configuración, haz clic en el símbolo de la nube situado en la parte superior izquierda para guardar los cambios.
Sincronización del alumnado, grupos base y responsables
Si tienes contratado Additio Centers, Additio App te permite sincronizar todos los datos del alumnado, grupos base y responsables en la parte de Gestión Económica y Administrativa. Para más información, puedes consultar con tu asesor/a.