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En este tutorial verás como configurar los aspectos iniciales de la gestión económica y administrativa en tu centro, desde los aspectos más iniciales hasta la configuración de los productos y contabilidad.
Índice
Configuración inicial de la gestión económica
En el portal de Gestión económica y administrativa, selecciona Gestión económica para acceder al módulo.
Al entrar en el módulo, encontrarás un Tablero contable que te muestra las secciones marcadas como Favoritos, como Facturas de Venta, Facturas de Compra, Cash y las cuentas bancarias. Estos son accesos rápidos a sus respectivos apartados.
- AJUSTES GENERALES:
En el menú superior, selecciona Configuración para acceder a Ajustes.
En Configuración, puedes ajustar varios aspectos relacionados con la facturación y contabilidad. En la sección de Spain Localization, la opción Registro de Libros connection SII permite activar y enviar automáticamente los registros fiscales a la Agencia Tributaria. En el campo Tax Agency for SII, puedes seleccionar la agencia tributaria correspondiente (como la Agencia Tributaria Española o alguna de las Haciendas Forales). Si no se selecciona ninguna agencia, el SII no estará activado. Al activar la opción Modo de prueba, puedes realizar pruebas con los datos sin enviarlos realmente a la Agencia Tributaria.
En la sección de Impuestos, viene por defecto la configuración de los impuestos predeterminados para las transacciones locales. Puedes ajustar los impuestos de venta y compra, el método de redondeo, y otros aspectos fiscales, como la aplicación de impuestos para ventas a distancia intracomunitarias en la UE y la verificación de NIFs con el servicio europeo VIES. Además, puedes configurar las Monedas que utilizará tu compañía.
En la sección de Facturas de cliente, puedes configurar diversas opciones relacionadas con la facturación y el envío de facturas a los clientes.
Pagos de cliente:
- Pago de factura en línea: Permite que los clientes paguen sus facturas en línea de manera directa.
- Códigos QR: Agrega un código QR a las facturas para facilitar que los clientes realicen pagos.
Facturas de proveedores:
- Recibo de compra: Activa esta opción para generar un recibo de compra al realizar una transacción con un proveedor.
La sección de Cuentas Predeterminadas muestra las cuentas contables que se utilizan por defecto para ciertas funciones específicas en el sistema. Estas configuraciones son esenciales para garantizar que las transacciones se registren correctamente en las cuentas contables correspondientes.
Analítica:
- Contabilidad analítica: Permite rastrear costos e ingresos por proyecto, departamento, etc., lo que es útil para obtener un análisis detallado de la rentabilidad.
- Análisis de Margen: Controla los márgenes de productos en las facturas, ayudando a evaluar la rentabilidad de cada producto vendido.
Órdenes de pago:
- Diario de transferencias en órdenes de pago/débito: Aquí puedes seleccionar el diario contable específico en el que se registrarán las transferencias relacionadas con órdenes de pago o débito, asegurando que estos movimientos estén bien organizados y registrados.
SEPA/PAIN:
- Aquí se configuran los detalles necesarios para realizar transacciones a través del sistema SEPA. Esto incluye el identificador del iniciador de la transacción, el emisor de la transacción, y el identificador de acreedor SEPA.
- Contabilidad de Storno: Permite utilizar la Contabilidad Storno, que se usa para registrar operaciones contables inversas, corregir errores y ajustar registros previos.
- Modo de Firmas Contables: Permite habilitar la Codificación rápida de la secuencia de documentos en todos los asientos contables.
- Contrato: Si activas esta opción, se generará automáticamente una nueva línea en el contrato cada vez que se renueve una línea existente.
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PLAZOS DE PAGO:
En el menú principal del módulo de Gestión Económica, selecciona Configuración para acceder al apartado de Plazos de pago dentro de la sección de Gestión económica. Aquí verás una lista de los diferentes plazos de pago predeterminados, como "Pago inmediato", "15 Días", "30 Días", entre otros. Desde esta pantalla, puedes gestionar los plazos de pago existentes o crear nuevos haciendo clic en el botón azul +NUEVO.
Por ejemplo, en la configuración del "Pago inmediato", se define la descripción que aparecerá en la factura y se puede configurar si se mostrará o no en la misma, así como el tipo de deuda. Además, se proporciona un EJEMPLO que muestra cómo se aplicará este plazo a una factura, incluyendo la fecha límite de pago y el importe correspondiente.
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BANCOS:
En la sección de Configuración, selecciona la opción Bancos dentro del apartado Bancos. Aquí verás los bancos asociados, incluyendo su nombre, código de identificación bancaria (BIC/SWIFT) y el país correspondiente. Puedes crear nuevos haciendo clic en el botón azul +NUEVO.
Los bancos creados se utilizan cuando deseas agregar las cuentas bancarias en la ficha de los contactos.
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AGREGAR UNA CUENTA BANCARIA:
En la sección de Configuración, selecciona la opción Agregar una cuenta bancaria dentro del apartado Bancos. Esta opción te permite añadir las cuentas bancarias de la escuela para gestionar la facturación y contabilidad. Al seleccionarla, se mostrará un formulario donde podrás introducir los datos de la cuenta bancaria. Después de completar el formulario, pulsa el botón azul CREAR para guardar la nueva cuenta bancaria.
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CUENTAS BANCARIAS:
En la sección de Configuración, selecciona la opción Cuentas bancarias dentro del apartado Bancos. Aquí puedes ver un listado de las cuentas bancarias asociadas a la escuela, incluyendo detalles como el número de cuenta, el nombre del banco, el titular de la cuenta, la existencia de mandatos y la opción para habilitar o deshabilitar el envío de dinero desde esa cuenta. Cada vez que añades una cuenta bancaria en la ficha de los contactos, esta se mostrará aquí.
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MODOS DE PAGO:
En la sección de Configuración, selecciona la opción Modos de pago dentro del apartado Administración. Aquí puedes ver los diferentes métodos de pago que están configurados para la escuela. Se muestran detalles como el nombre del modo de pago, el método utilizado, el tipo de pago (entrante o saliente), si es seleccionable en las órdenes y si está enlazado a una cuenta bancaria específica. Puedes gestionar los modos de pago existentes o crear nuevos haciendo clic en el botón azul +NUEVO.
En el nuevo formulario, rellena los detalles del modo de pago:
- Nombre: Introduce el nombre del nuevo modo de pago.
- Método de pago: Selecciona el método de pago desde el menú desplegable (por ejemplo, ¨[sepa_direct_debit] Débito directo SEPA para clientes (inbound)¨).
- Seleccionable en las órdenes: Marca esta opción si deseas que el modo de pago esté disponible para ser seleccionado en las órdenes.
- Enlazado a la cuenta bancaria: Puedes seleccionar entre Fijo o Variable.
- Modo de pago para rectificaciones: Si este modo de pago se utilizará para rectificaciones, selecciona la opción correspondiente.
- Diario de transferencias en órdenes de pago/débito: Selecciona el diario contable si se desea asignar uno para este modo de pago.
El resto de las opciones pueden dejarse con los valores predeterminados. Después de introducir todos los detalles necesarios, pulsa el símbolo de la nube en la parte superior izquierda para guardar el nuevo modo de pago.
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IMPUESTOS:
En la sección de Configuración, selecciona la opción Impuestos dentro del apartado de Contabilidad. Aquí verás una lista de los diferentes impuestos configurados por defecto, como "IVA 21% (Bienes)" o "0% Recargo Equivalencia Compras", entre otros. Puedes gestionar los impuestos existentes, desactivarlos o crear nuevos haciendo clic en el botón azul +NUEVO.
Por ejemplo, en la configuración del impuesto "IVA 21% (Bienes)", puedes ver detalles específicos como la base de imposición (porcentaje aplicado del 21%), el tipo de impuesto (Ventas), y las cuentas contables asociadas tanto para la distribución de facturas como para reembolsos. Además, tienes la opción de desactivar o modificar estas configuraciones según sea necesario.
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MONEDAS:
En la sección de Configuración, selecciona la opción Monedas dentro del apartado de Contabilidad. En esta sección se muestra una lista de las monedas disponibles, junto con su símbolo, nombre, última actualización de la tasa de cambio y el estado de activación. Puedes agregar nuevas haciendo clic en el botón azul +NUEVO.
Creación de productos, variantes y tarifas
- Creación de productos y variantes:
En el menú principal, selecciona Ventas para acceder al módulo.
En el menú superior, selecciona el apartado de Productos dentro de la sección de Productos. Aquí verás todos los productos que ha creado la escuela. Haz clic en el botón azul +NUEVO ubicado en la parte superior izquierda para iniciar la creación de un nuevo producto.
En este formulario, puedes introducir el nombre del producto, añadir su imagen, especificar la categoría, indicar si se puede vender o comprar, si es recurrente o si es una donación.
El formulario está dividido en varias pestañas que permiten configurar diferentes aspectos del producto:
Información General: Aquí defines el tipo de producto (por ejemplo, Consumible, Servicio, Almacenable), la política de facturación (Cantidades pedidas o entregadas), el precio de venta, los impuestos aplicables, el coste de compra, el tipo y la categoría del producto, entre otros detalles básicos.
Una vez hayas completado todos los detalles necesarios, haz clic en el símbolo de la nube para guardar la información.
- Gestión de tarifas:
Después de crear el producto, según sea el caso, puedes añadir las distintas tarifas asociadas al mismo. Por ejemplo, para la Matrícula 2024 - 25. En la parte superior derecha de la pantalla, selecciona la opción Precios Extra (Tarifas) para configurar y gestionar las tarifas adicionales que se aplicarán a ese producto.
En esta ventana se muestra un listado de las tarifas existentes, donde puedes ver los productos a los que se aplican, la cantidad mínima requerida, el precio y las fechas de inicio y finalización. Puedes editar las tarifas existentes o hacer clic en el botón azul +NUEVO para agregar una nueva tarifa.
En la nueva fila que aparece en la parte inferior, puedes introducir los datos de la nueva tarifa o elegir una tarifa ya creada usando el menú desplegable. Una vez que hayas ingresado toda la información, selecciona GUARDAR para aplicar los cambios.
Introducción a la contabilidad: diarios, balances e impuestos
Esta sección ofrece una visión general de los elementos clave en la contabilidad: los diarios contables, los balances y la gestión de impuestos.
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Diarios contables:
Los diarios contables son registros donde se anotan, de manera cronológica, todas las transacciones financieras que realiza una escuela. Cada entrada en el diario, conocida como Asiento contable, representa una transacción específica y detalla las cuentas que se debitan y acreditan. Estos asientos contables son esenciales para llevar un seguimiento preciso de los movimientos financieros. Además, los Apuntes contables son los detalles individuales dentro de cada asiento contable, proporcionando una visión más granular de cada transacción.
Vamos a dirigirnos al módulo de Gestión económica y seleccionar la opción de Asientos contables en la sección de Contabilidad.
Cada vez que confirmas una factura, esta se contabiliza automáticamente en la sección de contabilidad mediante los asientos contables correspondientes. Aquí verás un listado de los asientos contables generados, que incluye detalles como la fecha, el número de asiento, la empresa, la referencia, el diario contable, la compañía, el total, el estado y el tipo de asiento, como "Devoluciones a cobrar", "A cobrar" o "A pagar".
Volvemos al menú principal y seleccionamos la opción de Apuntes contables en la sección de Contabilidad.
Aquí podrás ver un listado detallado de los apuntes contables generados. La tabla muestra información clave como la fecha, el número de asiento contable, la cuenta, la empresa asociada, la etiqueta, el debe, el haber, el número de conciliación y cualquier información analítica relevante.
Además, en la parte izquierda, podrás ver y seleccionar subconjuntos específicos de apuntes contables, lo que facilita la navegación y la revisión de las transacciones según ciertos criterios predefinidos.
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Balances:
El balance es un informe financiero que muestra la situación económica de la escuela en un momento determinado, reflejando un resumen de los activos, pasivos y patrimonio neto. Este informe se construye a partir de los registros en el Libro Diario y el Libro Mayor. El Libro Diario recoge todas las transacciones financieras de forma cronológica, mientras que el Libro Mayor agrupa estas transacciones por cuentas, facilitando la elaboración del balance. Los balances son fundamentales para la toma de decisiones estratégicas y para la presentación de informes financieros a los stakeholders, ya que proporcionan una visión clara de la salud financiera de la organización.
En el menú principal, en la sección de Contabilidad, dirígete al apartado de Informes de contabilidad OCA. Aquí podrás acceder a opciones como Libro mayor, Libro diario y Balance de Sumas y Saldos para revisar y analizar los registros contables de la escuela.
Por ejemplo, seleccionemos la opción Balance de Sumas y Saldos. Al hacerlo, se abrirá un formulario donde deberás seleccionar una Fecha de inicio y una Fecha final. También puedes decidir si deseas incluir todos los asientos o solo los asientos publicados, ocultar cuentas sin actividad y aplicar otros filtros, como mostrar con jerarquía o en moneda extranjera. Una vez configurados todos los criterios, puedes visualizar el informe haciendo clic en el botón azul VER o EXPORTARLO EN FORMATO PDF o XLSX.
Después de configurar los parámetros y generar el informe, se mostrará el Balance de Sumas y Saldos de la escuela en la pantalla. Este informe proporciona un resumen detallado de las cuentas, mostrando columnas como el Código de la cuenta, la Cuenta, el Balance inicial, el Debe, el Haber, el Saldo de periodo y el Saldo final.
En la parte superior del informe, tienes las opciones de IMPRIMIR o EXPORTAR el informe, lo que te permite guardarlo o compartirlo según sea necesario.
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Impuestos:
La gestión de impuestos es una parte crucial de la contabilidad, ya que asegura el cumplimiento de las obligaciones fiscales de la escuela. Esto incluye el cálculo, la declaración y el pago de impuestos como el IVA, el impuesto sobre la renta y otros tributos específicos de cada jurisdicción. Una gestión eficaz de los impuestos no solo evita sanciones, sino que también optimiza la carga fiscal de la escuela.
En la sección de Contabilidad, también puedes acceder al Informe de impuestos y a la Tabla de impuestos. Primero, dirígete al menú principal y selecciona la opción Informe de impuestos en la sección de Contabilidad.
Al seleccionar la opción Informe de impuestos, se abrirá un formulario donde deberás seleccionar una Fecha de inicio y una Fecha final. También puedes elegir si deseas incluir todos los asientos o solo los asientos publicados en la opción de Movimientos destino. Además, puedes optar por basar el informe en Etiquetas de Impuestos o Grupos de impuestos. Si lo deseas, puedes marcar la opción Detalle de impuestos para obtener un informe más detallado. Una vez configurados los criterios, puedes visualizar el informe haciendo clic en el botón azul VER o EXPORTARLO EN FORMATO PDF o XLSX.
Después de configurar los parámetros y generar el informe, se mostrará un resumen de los impuestos aplicados durante las fechas seleccionadas. El informe incluye columnas como el Código de impuesto, el Nombre del impuesto, el Neto y el Impuesto correspondiente. En la parte superior del informe, tienes la opción de IMPRIMIR o EXPORTAR el informe, lo que te permite guardarlo o compartirlo en el formato que prefieras.
Finalmente, vamos a revisar la Tabla de Impuestos, que proporciona un desglose detallado de todos los impuestos aplicables a las transacciones de la escuela. Para ello, selecciona la opción Tabla de impuestos en la sección de Contabilidad.
Al seleccionar la opción Tabla de Impuestos, se abrirá un formulario donde deberás especificar una fecha Desde y una Hasta fecha para establecer el rango de tiempo. Puedes optar por incluir todos los asientos asentados en la opción Movimientos destino. Una vez que hayas configurado estos parámetros, haz clic en el botón azul VER IMPUESTOS para generar y visualizar la tabla de impuestos correspondiente.
En esta tabla se muestra un desglose detallado de los impuestos aplicados, con columnas como el Nombre del impuesto, el Nombre corto, la Cuota, la Base imponible, la Cuota devoluciones, la Base devoluciones, el Total cuota y el Total base imponible. En la parte inferior de la tabla, se presenta un resumen total de las cuotas y bases imponibles, lo que facilita la revisión general de las obligaciones fiscales. Además, puedes pulsar el ícono de descarga para exportar el informe.
