Gestión de proyectos e incidencias

Mejora el control y la organzación de los proyectos e incidencias del centro. Gestiona tareas, fechas límite y responsables desde un único sitio.

Índice

Configuración inicial y ajustes de gestión de proyectos e incidencias
Proyectos, etapas y vistas
Tareas, etiquetas y tipos de actividad
Informes de proyectos e incidencias

Configuración inicial y ajustes de gestión de proyectos e incidencias

En el menú principal, selecciona Proyecto para acceder al módulo.

En la parte superior de la pantalla del módulo de Proyecto, haz clic en la opción Configuración. Aquí verás varias opciones de configuración disponibles.

En la configuración de Ajustes, puedes configurar las preferencias generales del Proyecto según las necesidades de tu centro.

Sub-tarea: Selecciona esta opción si deseas desglosar tareas complejas en pasos más manejables.
Dependencias de tareas: Habilita esta opción para asegurarte de que algunas tareas se completen antes de que otras puedan comenzar.
Hitos: Activa los hitos para marcar y monitorear eventos importantes dentro de tus proyectos.
Tareas recurrentes: Usa esta opción para planificar y crear automáticamente tareas que se repiten regularmente.
Etapas de proyecto: Habilita esta opción para gestionar tus proyectos por fases y monitorear el avance en cada una de ellas.
Registros de tareas: Selecciona esta opción para registrar el tiempo dedicado a cada tarea, lo cual es útil para la facturación y la gestión del rendimiento.
Planificación: Activa esta opción para gestionar la distribución de recursos y optimizar la planificación temporal de tus proyectos.
Calificación de clientes: Habilita esta opción para permitir que los clientes califiquen el trabajo realizado, proporcionando retroalimentación valiosa.
Plan predeterminado: Selecciona un plan por defecto para que todos los nuevos proyectos se alineen automáticamente con este plan establecido.

En la configuración de Proyectos, puedes gestionar y ver todos los proyectos creados. Puedes crear nuevos proyectos, editar los existentes, y visualizar información relevante como las fechas de inicio y final, el responsable del proyecto, y su estado.

En la configuración de Etapa de tarea, aquí puedes ver una lista de todas las etapas de tarea creadas para los diferentes proyectos. Esta configuración permite personalizar y organizar el flujo de trabajo según las necesidades específicas de cada proyecto.

En la configuración de Etiquetas, puedes gestionar las etiquetas que se utilizan para categorizar y organizar las tareas y proyectos. Haz clic en el botón azul +NUEVO para agregar una nueva etiqueta. Además, tienes la opción de descargar las etiquetas existentes haciendo clic en el ícono de descarga al lado del botón +NUEVO.

En la configuración de Tipos de actividad, puedes ver todos los tipos de actividad, el resumen predeterminado que se muestra en cada una y el tiempo planificado para completar cada tipo de actividad desde la fecha límite de la actividad anterior. Esta sección permite crear, modificar y organizar los tipos de actividades según las necesidades de tu centro. Haz clic en el botón azul "+NUEVO" para agregar un nuevo tipo de actividad. Además, puedes descargar la lista de tipos de actividad existente haciendo clic en el ícono de descarga junto al botón "+NUEVO".

Proyectos, etapas y vistas

En el menú superior, selecciona Proyectos. Aquí puedes gestionar todos los proyectos de tu organización.

Haz clic en el botón azul +NUEVO, esto te permitirá iniciar el proceso de creación de un nuevo proyecto.

En la página de Proyectos, puedes ver todos los proyectos en curso y sus detalles principales. Cada etapa del proyecto muestra el nombre del proyecto, las fechas de inicio y fin, la etiqueta, el número de tareas asociadas, el estado del proyecto y el responsable del proyecto.

Además, puedes planificar una nueva actividad con el ícono "🕘". Haz clic en "+PLANIFICAR UNA ACTIVIDAD".

En el formulario de Planificación de actividad, podrás elegir el tipo de actividad, como correo electrónico, llamada, reunión, entre otros. También puedes añadir un resumen de la actividad, la fecha de vencimiento y la persona asignada. Para guardar, pulsa el botón azul PLANIFICACIÓN.

Una vez planificada la actividad, se volverá automáticamente a la página principal. Fíjate que el ícono del reloj ha cambiado a color verde. Si la fecha de vencimiento ha pasado, el color cambiará a rojo. Además, cada tipo de actividad tiene un ícono diferente: la videollamada tiene un ícono de reloj, la llamada tiene un ícono de teléfono, la reunión tiene un ícono de personas y el correo electrónico tiene un ícono de sobre.

Acerca de las descripciones de los estados de la tarea (situados al lado de la persona asignada). Cada estado tiene un punto de color específico:

Punto Gris - En Progreso: La tarea está actualmente en progreso y se están realizando acciones para completarla.
Punto Verde - Preparado: La tarea está preparada y lista para comenzar o para pasar a la siguiente etapa.
Punto Rojo - Bloqueada: La tarea está bloqueada debido a algún impedimento o problema que impide su avance. Es necesario resolver el bloqueo antes de continuar.

Tareas, etiquetas y tipos de actividad

En el menú superior, accede a la sección Mis tareas. Aquí puedes ver todas las tareas asignadas a ti, organizadas por diferentes períodos de tiempo como "Hoy", "Esta semana", "Este mes", "Hecho", y "Cancelada". Puedes crear una nueva tarea haciendo clic en el botón azul "+NUEVO". Además, tienes la opción de agregar etapas personales para personalizar aún más la organización de tus tareas.

Cada tarea muestra detalles como el nombre de la tarea, el proyecto al que pertenece, etiquetas, la fecha de creación y el responsable.

Para crear una nueva tarea, completa los detalles según sea necesario, como Asignados a un Proyecto, seleccionar la Fecha límite, agregar Etiquetas, etc. Una vez completados todos los campos, haz clic en el ícono de nube para guardar la tarea.

También puedes crear Actividades desde la parte derecha de la pantalla.

Una vez creada la tarea, puedes verla en la página de Mis tareas. La tarea muestra detalles como el nombre de la tarea, el proyecto al que pertenece, las etiquetas y la fecha límite. Además, hay íconos que indican el tipo de actividad y el estado de la tarea. Puedes marcar la estrella para indicar si la prioridad es alta.

Informes de proyectos e incidencias

En el menú superior, selecciona Informes para acceder a Análisis tareas para obtener una visión detallada del progreso y estado de las tareas de cada proyecto. El apartado de MEDIDAS permite seleccionar diferentes métricas para el análisis, como Días laborables por asignar, Días laborables por cerrar, Días para la fecha límite, etc. Además, tienes varias opciones de visualización de gráficos, como gráfico de barras, gráfico de líneas, gráfico de torta, gráfico de área, gráfico de tablas y gráfico de listas.