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Gestiona de manera eficiente todos los gastos y proveedores relacionados con la escuela: registra y controla facturas, gestiona pagos, crea remesas y lleva un seguimiento detallado de todos los movimientos económicos, etc.
Índice
Creación de proveedores
Para gestionar los gastos de la escuela, primero debes crear los proveedores. Desde el menú superior, dirígete a Gestión de gastos y selecciona la opción Proveedores.
Pulsa el botón +NUEVO para crear un nuevo proveedor.
En el formulario de creación de un nuevo proveedor, completa los campos requeridos con la información del proveedor, como el nombre de la empresa, dirección, NIF, número de contacto y otros detalles relevantes.
Además, en la parte inferior, encontrarás varios apartados importantes:
- Contactos y direcciones: Aquí puedes agregar o editar la información de contacto y las direcciones relacionadas con el proveedor.
- Venta y compra: En este apartado, puedes configurar detalles como los plazos de pago, el modo de pago del proveedor, la información fiscal, y otra información relevante como el sector y la compañía a la que está asociada.
- Gestión económica: Aquí puedes gestionar las cuentas bancarias del proveedor y asignar los asientos contables correspondientes para las cuentas a cobrar y a pagar.
- Notas internas: Este espacio está destinado a notas internas que puedan ser útiles para la gestión del proveedor dentro de la organización.
- AEAT: Este apartado permite configurar la identificación del proveedor con la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y si se trata de un cliente anónimo, lo que es relevante para la facturación en España.
Una vez que hayas completado todos los campos necesarios, haz clic en el ícono de la nube para guardar el nuevo proveedor.
Facturas y pagos
La facturación de gastos en una escuela puede abarcar tanto productos físicos como servicios, como por ejemplo, productos almacenables y servicios como agua, gas, luz, entre otros.
En el menú superior, selecciona la opción Facturas en la sección Gestión de gastos.
En el apartado de Facturas, verás un listado de todas las facturas de proveedores registradas en el sistema. Esta lista incluye detalles como el número de factura, el proveedor, la fecha de la factura, la fecha de vencimiento, la referencia, las actividades asociadas, la base imponible, el total de la factura, el estado de pago y el estado general de la factura. Además, en la parte inferior, se muestra el total de la base imponible y el total general de todas las facturas listadas. Puedes utilizar los botones NUEVO para crear una nueva factura, SUBIR para importar facturas de forma masiva, y el ícono de descarga para exportar un listado de las facturas existentes.
La gestión de facturas te permite no solo ver la fecha de vencimiento, sino también planificar y organizar los pagos, asegurándote de que estén realizados en tiempo y forma. Además, puedes llevar un control detallado del estado de cada factura, lo que facilita la supervisión de los pagos pendientes y ya realizados.
Para crear una nueva factura, completa los campos requeridos, como el proveedor, la referencia de la factura, la fecha de factura, el modo de pago y el banco destinatario. En el apartado Líneas de factura, añade los productos o servicios previamente creados en el módulo de Ventas, seleccionándolos del menú desplegable. Introduce las cantidades, el precio del producto (si tiene un coste predefinido, el precio se completará automáticamente) y el sistema calculará el subtotal de forma automática.
El apartado Apuntes contables te permite revisar y ajustar los asientos contables generados automáticamente por el sistema. Aquí se detallan las cuentas contables involucradas, los importes correspondientes en las columnas de "Debe" y "Haber", así como los impuestos aplicables.
En el apartado Otra Información se configuran detalles adicionales relacionados con la factura, como la compañía asociada, la posición fiscal, y si la factura debe publicarse automáticamente o requiere revisión antes de ser registrada en el sistema.
Una vez verificado que todo está correcto, haz clic en el botón azul CONFIRMAR en la parte superior izquierda para registrar la factura en el sistema.
La factura creada muestra el número de factura asignado automáticamente. Si deseas realizar el pago, puedes pulsar REGISTRAR PAGO.
En la ventana de Registrar pago, verifica que toda la información sea correcta, luego pulsa el botón CREAR PAGO para completar el proceso de pago.
Después de haber registrado el pago, la factura muestra el estado PAGADO en la parte superior derecha con una cinta verde, indicando que el proceso de pago se ha completado con éxito.
Remesas de pago
Al igual que con el giro masivo de recibos y pedidos en la Gestión de ingresos, también puedes realizarlo en la Gestión de gastos. Dirígete al apartado de Facturas, selecciona las facturas no pagadas o utiliza la herramienta de Filtros para localizarlas.
Una vez seleccionadas, puedes proceder registrando los pagos manualmente con la opción REGISTRAR PAGO o procesándolos en masa mediante una remesa bancaria con la opción AÑADIR A ORDEN DE PAGO/COBRO. En este caso, vamos a seleccionar la opción AÑADIR A ORDEN DE PAGO/COBRO.
Pulsa en el botón azul CREAR para continuar con el proceso.
El orden de pago se ha creado con éxito, asignándosele un número de pago automático. A continuación, elige un diario de banco y revisa cuidadosamente todas las transacciones en la lista para asegurarte de que la información sea correcta. Una vez que hayas verificado que todo está en orden, haz clic en el botón CONFIRMAR PAGOS en la parte superior izquierda para proceder con la ejecución del pago.
Fíjate que el estado de la orden de pago ha cambiado de BORRADOR a CONFIRMADO. Ahora, selecciona la opción GENERAR ARCHIVO DE PAGO para crear el archivo que se enviará al banco y así procesar los pagos correspondientes.
El archivo se ha generado correctamente. Haz clic en el símbolo de descarga para descargarlo y enviarlo al banco para su procesamiento.
Una vez enviado al banco, puedes volver a la orden de pago y seleccionar la opción FICHERO SUBIDO SATISFACTORIAMENTE para indicar que el archivo ha sido enviado correctamente al banco.
