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Additio App te permite gestionar las distintas actividades extraescolares del centro, desde la inscripción hasta la facturación.
Índice
- Creación de las actividades extraescolares
- Inscripciones y gestión de las actividades extraescolares
- Facturación de les actividades extraescolares
- Control de asistencias
- Inscripción de extraescolares
- Informes de asistencia
Creación de las actividades extraescolares
En el menú principal, selecciona Extraescolares para acceder al módulo.
Aquí verás todas las actividades extraescolares que se han creado. Haz clic en el botón azul "+NUEVO" para crear más actividades.
Por ejemplo, vamos a crear una actividad extraescolar de Fútbol:
- Título: Introduce el nombre de la actividad, por ejemplo, "Fútbol".
- Lista de espera: Marca esta opción si deseas habilitar una lista de espera para la actividad.
- Descripción: Proporciona una breve descripción de la actividad.
- Curso: Selecciona el curso académico al que pertenece la actividad, por ejemplo, 2024-2025.
- Tipo de actividad: Específica si la actividad es interna o externa.
- Inscripciones online: Activa esta opción si deseas permitir inscripciones en línea.
- Documento: Si es necesario, sube cualquier archivo relevante relacionado con la actividad haciendo clic en "SUBA SU ARCHIVO".
- Producto: Introduce el nombre del producto, por ejemplo, "Extraescolar Fútbol". Esto automatizará la creación de este producto en la sección de Ventas. Puedes configurarlo usando la flecha para ir al enlace interno.
- Inicio inscripciones: Define la fecha de inicio de las inscripciones.
- Fin inscripciones: Define la fecha de finalización de las inscripciones.
- Inicio bajas: (Opcional) Introduce la fecha de inicio para las bajas.
- Fin bajas: (Opcional) Introduce la fecha de finalización para las bajas.
- Grupos Base: Selecciona los grupos base a los que se aplicará la actividad.
Una vez creada la actividad de Fútbol, puedes crear subgrupos seleccionando la opción Subgrupos situada en la parte superior derecha. Los subgrupos sirven para organizar y gestionar mejor las actividades extraescolares. Permiten configurar el número de plazas disponibles, las fechas de inicio y finalización de las actividades, así como asignar monitores y horarios específicos. Esto facilita una administración más detallada y eficiente de cada actividad.
Aquí verás dos grupos que se han creado, puedes añadir más grupos haciendo clic en el botón azul "+NUEVO".
Tomemos como ejemplo el grupo de Fútbol A. A continuación, se detallan los siguientes aspectos:
- Plazas: Número de plazas disponibles.
- Extraescolares: Nombre de la actividad extraescolar.
- Grupos Base: Niveles educativos a los que se aplica el subgrupo.
- Fecha de inicio: Fecha de inicio de la actividad.
- Fecha de finalización: Fecha de finalización de la actividad.
Además, puedes agregar los monitores asignados y los horarios predeterminados.
En la parte superior derecha, se muestran tres estados del proceso de inscripción:
- CANDIDATO: Los alumnos han sido registrados como candidatos para la actividad.
- ABIERTO: El proceso de inscripción está actualmente abierto, permitiendo nuevas inscripciones y evaluaciones.
- CONFIRMADO: Los alumnos han sido aceptados y confirmados para participar en la actividad.
Después de crear los subgrupos, podrás inscribir a los alumnos. Para inscribir a los alumnos, haz clic en la opción Inscrito situada en la parte superior derecha. El número indica la cantidad de alumnos inscritos.
Para añadir un nuevo alumno, haz clic en el botón azul +NUEVO.
Después de hacer clic en +NUEVO, aparecerá una nueva fila en la parte inferior. Deberás introducir el nombre del alumno o seleccionarlo del menú desplegable. (En el menú desplegable solo aparecerán los alumnos del grupo base que se han asignado a este grupo).
Puedes utilizar la opción Buscar más... para buscar otros alumnos.
La opción Buscar más... te permite buscar a todos los alumnos del grupo base que has asignado en esta actividad extraescolar.
Después de seleccionar al nuevo alumno, puedes elegir su estado de inscripción entre Borrador, Abierto o Aceptado. Finalmente, haz clic en el botón GUARDAR.
Una vez guardado, el alumno aparece como inscrito, pero todavía no está confirmado. Tienes que seleccionar al alumno y darle a la opción de CONFIRMAR.
Facturación de las actividades extraescolares
Cuando hayas confirmado al alumno, puedes ver su ficha de inscripción haciendo clic en la flecha situada junto al nombre del alumno.
En la ficha del alumno Daniel Sánchez Pérez, se muestra un resumen de su información personal. En la sección de "Añadir conceptos", se detallan los productos y servicios asociados al alumno, junto con la información de facturación habilitada. Por ejemplo, "Extraescolar Fútbol" tiene la facturación habilitada, lo que significa que la factura se generará automáticamente.
Control de asistencias
En el menú superior, selecciona la sección Asistencia dentro del apartado de Asistencia. En esta sección, puedes llevar un registro detallado de la asistencia de los alumnos inscritos en la actividad extraescolar. Pulsa el botón azul + NUEVO para crear un nuevo control de asistencia.
En el control de asistencia, deberás seleccionar la actividad extraescolar, el subgrupo desde el menú desplegable y la fecha para los cuales deseas registrar la asistencia. Una vez seleccionados, se mostrará automáticamente el grupo base correspondiente.
A continuación, pulsa el botón TABLA DE ASISTENCIA para que se genere automáticamente la lista de alumnos asignados a ese grupo. Podrás ver el listado y marcar si han asistido a la actividad. Una vez que hayas registrado toda la asistencia, puedes hacer clic en el ícono de la nube para guardarla como borrador o confirmar haciendo clic en el botón CONFIRMAR (una vez confirmado, no se podrán realizar cambios en los datos).
Inscripción de extraescolares
En el menú superior, selecciona Inscripción para acceder a la sección.
En esta sección de Inscripción de extraescolares, puedes visualizar y gestionar las inscripciones de los alumnos en las actividades extraescolares. La tabla muestra información clave, como el nombre del alumno, el porcentaje de beca, la tarifa, la fecha de inicio y fin de la actividad, el estado de la inscripción y su confirmación.
Puedes seleccionar uno o varios alumnos para gestionarlos, ya sea confirmando su inscripción o cancelándola.
Además, puedes aplicar filtros, agrupar los datos y marcar tus vistas favoritas para un acceso más rápido.
Informes de asistencia
En el menú superior, selecciona la opción de Asistencia dentro del apartado de Informes.
Después de hacer clic en la opción, aparecerá una ventana de Asistencia. Aquí deberás seleccionar la actividad extraescolar, definir la fecha de inicio y la fecha final para el informe que deseas generar. Una vez seleccionadas, haz clic en IMPRIMIR para generar el informe en formato Excel.
