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El análisis de datos a tiempo real te permite detectar problemas en los datos base del horario, con el objetivo que puedas anticiparte y solucionarlos antes de generar el horario.
Índice
En análisis de datos a tiempo real es una herramienta que permite detectar automáticamente posibles problemas en los datos del horario antes de la generación.
Cualquier cambio que realizemos en los Datos del horario, el programa siempre irá comprobando que todo está correcto.
Para acceder al panel de avisos, dirígete a Datos del horario > Análisis de datos
En la pantalla de análisis de datos del horario podrás ver los diferentes avisos:
- Errores críticos: avisos que no permiten generar el horario si no se solucionan, suelen ser incoherencias o combinaciones de preferencias imposibles de realizar.
- Problemas: avisos que permiten generar el horario pero deben solucionarse para garantizar un horario óptimo, suelen ser sobrecargas de un docente o grupo, pequeñas configuraciones erroneas o limitaciones de horarios excesivas.
- Observaciones: avisos que deben revisarse pero muchas veces no tienen un gran impacto en el horario final, suelen ser pequeños detalles de configuración y avisos informativos.
En los siguientes apartados vamos a ver los avisos más comunes y como solucionarlos correctamente.
Errores críticos
Este tipo de avisos suelen ser incoherencias en la configuración de algunos elementos del horario, que hacen imposible su generación.
Los errores críticos más comunes son:
Restricciones en cursos, lecciones y docentes que no pueden cumplirse
Cuando el curso, lección o docente tienen un conjunto de restricciones que no puede cumplirse, saltará un error crítico.
Por ejemplo, imaginemos que hemos configurado un curso que solo puede hacerse los viernes de 13:00 a 14:00, añadiendo esta limitación en Días permitidos y Marco de tiempo.
Y este curso lo imparte el docente Julián Roig, que el viernes solo puede hacer clases de 9:00 a 12:00, añadiendo esta limitación en su Marco de tiempo.
Es imposible que este curso se realice, ya que no pueden cumplirse ambas condiciones a la vez, así que genera un error crítico que debemos revisar, y que se mostrará así:
Si desplegamos el aviso, el programa nos indicará el detalle del error, que nos ayudará a etenderlo y poder solucionarlo. En este caso, si ponemos el cursos encima del curso, veremos el en horario los huecos disponibles en blanco y los no disponibles en rojo. Y ponemos el cursor encima del docente, vemos lo mismo para el docente. Esto nos permitirá entender que los huecos no coinciden, y que es imposible colocar esta lección.
Hay diferentes maneras de solucionar el problema, pero normalmente lo que debemos hacer es quitar la restricción a uno de los dos elementos en conflicto, en este caso, o bien quitamos la restricción del curso o bien del docente
Una vez quitemos la restricción y el problema se solucione, el aviso desaparecerá.
Problemas en la estructura del horario y la duración de las lecciones
Otro problema que puede generar un error crítico es la relación entre la estructura del horario y la duración de las lecciones. Este error sucede cuando la duración de alguna lección no encaja en la estructura de un horario de uno o más grupos, configurada a través de los bloques horarios.
Por ejemplo, imaginemos que a través de los bloques configuro que todas las sesiones de un grupo son de 60 o 30 minutos. Y después configuro un curso que tiene lecciones de 45 minutos. Esto será imposible de cuadrar, ya que las lecciones de 45 minutos no encajan en los huecos de 60 o 30 minutos que he configurado en los bloques.
Este error puede solucionarse modificando la estructura del bloque (para admitir duraciones de lección que encajen con lo introducido en Datos del horario) o modificando la duración de las lecciones para que encajen en el bloque horario.
Problemas
Los problemas son avisos que nos permiten anticiparnos a posibles problemas que ocurriran si generamos el horario. Normalmente suelen estar relacionados con:
Sobrecarga de un grupo o docente
Cuando un grupo o docente tiene más lecciones de las que puede realizar, suele surgir este error.
Por ejemplo, imaginemos un grupo de alumnos que tiene disponibles 20 horas de clase a la semana, según su horario definido en los bloques (cada dia hacen de 8:00 a 12:00), pero que tiene introducidos en Datos del horario 30 horas de cursos semanales (la suma de todas las lecciones de los cursos configurados para este grupo).
El problema está claro, este grupo no podrá realizar las 30 horas de clases en solo 20 horas.
Si desplegamos el aviso, el programa nos ayudará a entender dónde se produce la sobrecarga, y nos mostrará en porcentage las probabilidades de colisión.
Si el porcentage es 100% o inferior, quiere decir que no habrá ninguna colisión.
Si el porcentage es superior a 100%, quiere decir que habrá una colisión cuando generemos el horario.
En ocasiones la sobrecarga puede producirse en solo unas franjas del horario, esto es lo que nos ayuda a entender este aviso.
Por ejemplo, si en toda la semana solo hay 5 huecos para hacer lecciones de 30min, y configuramos 6 sesiones de 30min, el aviso nos indicará un porcentage superior solo en las franjas de 30 minutos, para que entendamos que el error se producirá en estas franjas / lecciones.
Otro ejemplo muy común seria una sobrecarga de un docente. Esto sucede cuando el docente tiene más lecciones de las que puede dar a causa de sus limitaciones de horario. Por ejemplo, si un docente viene 10 horas al centro, y tiene que dar 15 horas de clases, está sobrecargado.
El aviso seria el mismo que el descrito anteriormente con el grupo, pero a nivel del docente
Para solucionarlo, debemos quitar lecciones al docente o ampliar su horario de clases.
Duración planificada y lecciones
Otro aviso común es el de la duración planificada. Este problema surge cuando los campos Duración planificada y Lecciones no tienen el mismo valor.
Por ejemplo, si en el campo Duración planificada indicamos que queremos realizar 130min/semana de un curso, pero este curso tiene dos lecciones de 60 (120 minutos / semana), el programa nos avisará que no se podrá cumplir la duración planificada.
Para solucionar el problema, o bien modificamos la duración de las lecciones, o bien modificamos el valor de Duración planificada para que coincida con las lecciones.
Observaciones
Este tipo de avisos son pequeñas configuraciones que deberíamos revisar, pese a que no suelen ser críticas para la generación del horario con éxito.
Algunos ejemplos pueden ser:
Configuración de períodos o días festivos fuera del horario
Si configuramos algun período o días festivos fuera del rango de fechas del horario, el programa nos avisará
Simplemente deberemos modificar las fechas para solucionar el aviso.
Curso sin lecciones, docente, grupo o aula
Si creamos un curso en Datos del horario sin ninguna lección, nos aparecerá el aviso informando que hay un curso sin lecciones.
Podemos ignorar el aviso, teniendo en cuenta que este curso no va a colocarse en el horario si generamos el horario.
Si el curso tampoco tiene asignado ningún docente ni grupo ni aula, el programa también nos avisará. Para solucionar el aviso, debemos vincular algun elemento al curso.
Desactivar temporalmente el análisis de datos
El análisis de datos consume recursos del navegador web, y en ocasiones, cuando el horario contiene muchos datos, puede relantizar su funcionamiento.
Una opción que recomendamos para ganar rapidez mientras aún se están editando e introduciendo cambios en Datos del horario, es apagar el análisis de datos.
Esto puede hacerse desde las opciones del Perfil > Administrar tu cuenta, deshabilitando la opción "Análisis de datos de horario"
Una vez deshabilitada, se mostrará este icono en Datos del horario.
Para volverlo a activar, simplemente debes repetir el proceso pero habilitando la opción.
Es muy importante tener la opción ACTIVA antes de generar el horario, para así poder garantizar que todos los datos son correctos antes de la generación.