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Gestiona de manera eficiente todos los ingresos de la escuela: genera y controla facturas, gestiona recibos, procesa pagos y realiza un seguimiento detallado de todas las transacciones financieras relacionadas con los ingresos.
Índice
- Creación de recibos y pedidos
- Filtrado, agrupación y vistas
- Facturar conceptos
- Giro manual de un recibo
- Giro manual de un pedido online
- Giro masivo de recibos y pedidos
- Facturas rectificativas
- Devoluciones de cobros
- Mandatos bancarios
- Pago anticipado o aportación
Creación de recibos y pedidos
En el menú principal, selecciona el módulo de Gestión económica para acceder a él.
En el menú superior, selecciona la opción de Recibos y pedidos en la sección Gestión de ingresos.
Aquí verás un listado detallado de todos los recibos y pedidos realizados por los clientes. Se incluyen el número y la fecha de los recibos y pedidos, junto con los nombres de los clientes y los alumnos asociados. Además, se especifican el tipo de pedido, el modo de pago y el estado de facturación, indicando si está "A facturar" (en azul) o "Facturado" (en verde). También puedes descargar la lista en formato Excel utilizando el símbolo de descarga.
Pulsa el botón azul +NUEVO para crear un nuevo recibo o pedido manualmente.
En el nuevo recibo o pedido, puedes escribir el nombre del cliente o seleccionarlo de la lista desplegable, así como asociar un alumnado específico. Luego, establece la fecha de expiración, selecciona la tarifa, los plazos de pago y el modo de pago.
Debajo del apartado Líneas del pedido, puedes agregar los productos que forman parte del pedido, incluyendo su descripción, la cantidad solicitada, el precio y los impuestos aplicables. Además, puedes aplicar descuentos o becas a cada producto y ver el subtotal de cada línea del pedido. Según tus necesidades, también puedes configurar los apartados de Productos opcionales y Otra información.
Una vez completados todos los campos necesarios, pulsa el botón CONFIRMAR en la parte superior de la pantalla.
El sistema de facturación también te permite editar o cancelar el recibo o pedido si es necesario. Por ejemplo, si en el recibo S00772 se ha añadido incorrectamente un impuesto al concepto, puedes corregirlo editando el recibo.
Para editar el recibo, simplemente haz clic en el campo que deseas modificar. En este caso, para eliminar el impuesto, haz clic en la "x" que aparece junto al impuesto en la columna correspondiente.
El impuesto se ha suprimido. Una vez realizado este cambio, pulsa el ícono de nube en la parte superior izquierda para guardar las modificaciones.
Filtrado, agrupación y vistas
En el apartado de Pedidos de ventas, puedes usar la herramienta de Filtros para filtrar los recibos o pedidos pendientes de pago (opción A facturar) o añadir un filtro personalizado, como Modo de pago, entre otros.
O puedes buscar directamente utilizando palabras clave en la barra de búsqueda.
También te permite agrupar utilizando la opción Agregar grupo personalizado, por ejemplo, Etiquetas.
Aquí verás que los recibos y pedidos de ventas están agrupados por Etiquetas, como Matrícula (301), Extraescolares (1), y Extraescolares (20), que son los recibos generados. Esta agrupación facilita la visualización y gestión de los recibos y pedidos según las categorías o criterios que hayas establecido en las etiquetas. Además, verás los subtotales de cada grupo y el total general, lo que te proporciona una visión clara de los recibos y pedidos agrupados por cada etiqueta y su contribución al total.
Además, en la parte superior derecha, puedes visualizar los datos en diferentes vistas, como Lista, Kanban, Calendario, Pivote, Gráfico y Actividad.
Por ejemplo, en la vista Pivote, puedes desglosar la información por diferentes criterios, como Comercial, Cliente, Fecha de pedido, o incluso Agregar grupo personalizado según tus necesidades. Esto te permite analizar los datos de manera detallada y obtener una visión clara de los totales y subtotales agrupados.
Con la vista Actividad, puedes ver y gestionar las tareas relacionadas con los recibos y pedidos de ventas, como correos electrónicos, llamadas, reuniones y otras acciones pendientes. Además, puedes planificar nuevas actividades haciendo clic en Planificar actividad en la parte inferior izquierda.
Facturar conceptos
Cada vez que se matricule a uno o varios alumnos con los conceptos correspondientes, los recibos se generarán automáticamente en la fecha de facturación establecida. Para que esto ocurra, es necesario que los conceptos sean recurrentes. Por ejemplo, en el caso del concepto de Comedor Escolar, la facturación se realizará el día 1 de cada mes, desde la fecha de inicio hasta la finalización de la suscripción.
También se permite generar los recibos masivos de forma manual. Para acceder a esta opción, dirígete al módulo de Gestión económica y selecciona la sección Facturar conceptos.
Después de hacer clic en Facturar conceptos, aparecerá un formulario. Aquí puedes añadir uno o varios productos (conceptos) que desees facturar.
A continuación, crea un período de facturación, por ejemplo, "Septiembre". Selecciona la opción Crear y editar para proceder con la creación.
También puedes configurar los períodos de facturación en la opción Períodos de facturación dentro de la sección Configuración.
En el formulario Crear Periodo de facturación, ingresa un Título para el período, por ejemplo, "Septiembre". El estado viene por defecto como Abierto, y marca la opción Activo. Finalmente, haz clic en el botón azul GUARDAR Y CERRAR para finalizar la creación.
La opción Permitir duplicar facturación es útil si necesitas emitir más de una factura para el mismo producto (concepto) en un período determinado. Normalmente, no se recomienda seleccionar esta opción. Pulsa el botón PROCESAR para proceder con la generación de los recibos.
Refresca la página para regresar a Pedidos de ventas y comprobar que los recibos se han generado con éxito.
Giro manual de un recibo
Dirígete a la opción de Recibos y pedidos dentro de la sección Gestión de ingresos. En Pedidos de ventas, selecciona un recibo específico para facturar, como por ejemplo, el recibo S00870.
Confirma que toda la información sea correcta y, si es necesario, agrega más productos según corresponda. Una vez que hayas verificado todo, haz clic en el botón azul CREAR FACTURA.
Ahora aparecerá un formulario. Selecciona la opción Factura regular y luego pulsa el botón azul CREAR Y VER FACTURA.
Borrador de factura creado. Revisa todos los datos para asegurarte de que todo esté correcto y, luego, pulsa el botón azul en la parte superior izquierda para CONFIRMAR.
Una vez confirmado el borrador de la factura, se marcará como Confirmado. Puedes pulsar el botón REGISTRAR PAGO para realizar el pago.
En la ventana de Registrar pago, selecciona la cuenta de la escuela en el diario y elige el método de pago (si es el método por defecto, no es necesario realizar cambios). Finalmente, haz clic en el botón azul CREAR PAGO para completar el registro del pago.
Después de completar el registro del pago, aparecerá una cinta verde con la etiqueta PAGADO, lo que indica que la factura ha sido pagada.
Giro manual de un pedido online
Una vez que los clientes han pagado sus pedidos online, estos se generan automáticamente en el apartado Pedidos de ventas. Dirígete al módulo de Gestión económica y selecciona la opción Recibos y pedidos en la sección Gestión de ingresos.
En la sección de Pedidos de ventas, puedes ver una lista de los recibos y pedidos generados. También se muestran los tipos de transacciones, como Orden o Recibo.
- Orden: Son recibos y pedidos creados manualmente o generados desde el Sitio web (Tienda Online).
- Recibo: Son recibos generados automáticamente por productos (conceptos) recurrentes, por ejemplo, la matriculación 2024-2025.
El estado de facturación de cada recibo o pedido se encuentra en la columna final. Los recibos o pedidos que aún no han sido facturados se etiquetan como A facturar, mientras que aquellos ya facturados aparecen como Facturado. En algunos casos, se muestra Nada que facturar, lo cual ocurre cuando los productos están configurados bajo la política de facturación basada en Cantidades entregadas (la facturación se realizará únicamente sobre las cantidades que ya hayan sido entregadas al cliente).
Vamos a seleccionar un pedido proveniente del Sitio web para facturarlo.
En este pedido, verás los datos del cliente, incluyendo su dirección de entrega, la fecha del pedido, el modo de pago, entre otros detalles.
Debajo, en el apartado Líneas de pedido, se muestran los productos del pedido, junto con su cantidad, precio unitario, impuestos y subtotal. En la parte inferior derecha, puedes ver el desglose del precio con la Base imponible, el IVA y el Total del pedido.
A la derecha (o debajo de la interfaz, según el tamaño de la pantalla), en la Nota de registro, puedes encontrar un archivo PDF adjunto con los detalles del pedido para su descarga o envío.
Además, en el campo Entrega del apartado Líneas de pedido, hay un ícono de gráfico donde puedes ver el Informe de previsión de inventario.
Al hacer clic en la flecha Ver previsión, se muestra un Informe de Previsión con un gráfico donde puedes observar los cambios en el inventario del producto. Este gráfico muestra el saldo de unidades disponibles, las entradas, las salidas y la cantidad pronosticada.
En la parte inferior, encontrarás información detallada sobre la disponibilidad del producto, como la cantidad reservada, el stock disponible y el inventario pronosticado. También tienes la opción de Anular reserva si es necesario ajustar las reservas del stock.
Volvemos al pedido. Antes de facturar, tendrás que validar la entrega. De esta manera, se ajustarán las cantidades de stock para su control. Haz clic en el ícono de camión situado en la parte superior derecha.
En el apartado Operaciones detalladas, puedes ver el producto reservado desde el almacén correspondiente. Haz clic en el valor de la columna Hecho para establecer la cantidad correcta que se va a entregar. Después de completarlo, pulsa el botón azul VALIDAR en la parte superior izquierda.
Tras realizar la entrega de los productos, puedes iniciar el proceso de facturación. Haz clic en el botón azul CREAR FACTURA para continuar.
Aparecerá un formulario en pantalla. Selecciona la opción Factura regular y luego pulsa el botón azul CREAR Y VER FACTURA.
Una vez creado el borrador de la factura, revisa todos los datos para asegurarte de que estén correctos y, finalmente, pulsa el botón azul en la parte superior izquierda para CONFIRMAR.
Como el pedido ya ha sido pagado online, no es necesario registrar el pago. Solo debes hacer clic en CONFIRMAR, y el pedido se marcará como pagado con una cinta verde.
Giro masivo de recibos y pedidos
En la opción de Recibos y pedidos, utiliza la función de Filtros para buscar todos los recibos y pedidos pendientes de facturación, como aquellos con el estado A facturar. Este filtro puede incluir pagos realizados por las familias en efectivo, por transferencia u otros métodos de pago.
Ahora aparecerá una lista con los recibos y pedidos pendientes de facturación.
Selecciona el bloque para marcar todos los recibos y pedidos. Luego, haz clic en el símbolo de engranaje Acción y selecciona la opción Crear facturas.
Una vez selecciones Crear facturas, aparecerá una ventana que mostrará las cantidades de los recibos y pedidos que has seleccionado. Pulsa el botón azul CREAR Y VER FACTURA.
Todos los recibos y pedidos se han generado correctamente como borradores de factura (Estado: Borrador).
Antes de registrar los pagos, deberás confirmarlos. Selecciona el bloque para marcar todas las facturas pendientes de pago. Luego, haz clic en el símbolo de engranaje en la sección de Acción y selecciona la opción Confirmar facturas y validar asientos. Esto asegurará que todas las facturas estén correctamente asentadas antes de proceder con el registro de pagos.
En la ventana de Confirmar facturas y validar asientos, haz clic en el botón azul PUBLICAR ASIENTOS. (Si deseas que los asientos se publiquen de forma inmediata en lugar de esperar la publicación automática programada para el futuro, puedes activar la opción Forzar antes de hacer clic en PUBLICAR ASIENTOS.)
Las facturas han sido confirmadas y su estado ha cambiado a Confirmado. Además, al confirmar estas facturas, quedan automáticamente contabilizadas en la sección de contabilidad mediante los asientos contables pertinentes.
Ahora puedes proceder con los cobros de dos maneras:
Esto marcará las facturas como Pagado y Confirmado. Además, en la parte inferior derecha, podrás ver el total sumado de los pagos confirmados.
2. AÑADIR A ORDEN DE PAGO/COBRO (REMESAS): Si prefieres enviar las facturas al banco para gestionar los cobros, selecciona esta opción. Es importante tener en cuenta que, para que la orden de cobro (remesa) se procese correctamente, deberás configurar previamente el SEPA/PAIN. Esta configuración incluye el identificador del iniciador de la transacción, el emisor de la transacción y el identificador de acreedor SEPA. Antes de crear una orden de cobro, deberás filtrar las facturas "No pagadas" y aplicar un filtro personalizado en el "Modo de pago" que contenga la palabra clave "Domiciliación". (Para procesar las remesas, el modo de pago debe ser Domiciliación bancaria).
Puedes añadir esta búsqueda a la opción Favoritos y personalizar su nombre para guardarla para la próxima remesa.
Seleccionar las facturas específicas o marcar el bloque para seleccionar todas las facturas. Después, dirígete a la parte superior de la pantalla y selecciona la opción AÑADIR A ORDEN DE PAGO/COBRO.
Luego, en la ventana, haz clic en el botón CREAR. El sistema verificará automáticamente los pagos y, si detecta facturas duplicadas, lo indicará mediante una ventana emergente.
En este orden de cobro, puedes revisar el Modo de pago y seleccionar el Diario de banco en el que se registrará la transacción. A continuación, elige la Fecha de ejecución del pago, seleccionando entre Inmediatamente, Fecha de vencimiento o Fecha fija. Revisa todas las transacciones en la lista para asegurarte de que la información sea correcta. Una vez verificado todo, haz clic en el botón CONFIRMAR PAGOS para proceder con la ejecución del cobro.
Orden de cobro confirmada, puedes seleccionar la opción GENERAR ARCHIVO DE PAGO para crear el archivo que se enviará al banco para procesar los cobros.
Haz clic en el símbolo de descarga para poder descargarlo y enviarlo al banco para su procesamiento.
Una vez generado el fichero para el banco, puedes volver a su orden de cobro y seleccionar la opción FICHERO SUBIDO SATISFACTORIAMENTE para confirmar que el archivo ha sido enviado correctamente al banco.
Facturas rectificativas
En el menú superior, selecciona la opción Facturas rectificativas en la sección Gestión de ingresos.
Aquí verás un listado de todas las facturas rectificadas, mostrando el número de factura, el cliente, la fecha, entre otros detalles. En la parte inferior derecha, se muestra el subtotal de las facturas rectificativas, lo que te permite ver el impacto financiero total de las rectificaciones realizadas.
Para crear una nueva factura rectificativa, haz clic en el botón NUEVO. También puedes subir facturas rectificativas de forma masiva utilizando el botón SUBIR o descargar un listado de las facturas existentes haciendo clic en el ícono de descarga.
Para revertir las facturas, ve a la opción Factura en la sección Gestión de ingresos del menú superior.
Puedes seleccionar una factura específica o varias facturas de forma masiva para gestionar la reversión. Por ejemplo, selecciona la factura INV/2024/00067 y elige la opción AÑADIR FACTURA RECTIFICATIVA para realizar la reversión.
En la ventana de Factura rectificativa, introduce el motivo de la reversión en el campo Motivo y elige una fecha específica o la fecha del asiento en el diario. Este paso es importante para documentar por qué se está revirtiendo la factura. Luego, haz clic en el botón REVERTIR para completar la reversión.
Borrador creado. Confirma que todos los detalles sean correctos y, luego, pulsa CONFIRMAR para finalizar la reversión.
Si has realizado el pago de la factura rectificativa, pulsa el botón REGISTRAR PAGO para completar el registro.
Finalmente, pulsa el botón CREAR PAGO para finalizar el proceso.
Estos son los procesos para gestionar una factura rectificativa individual, pero también puedes seleccionar varias facturas para gestionarlas de manera masiva, lo que facilita aún más el proceso. Por ejemplo, selecciona varias facturas que ya están pagadas.
Haz clic en el ícono de engranaje de Acción y selecciona la opción Revertir.
Ahora aparece una ventana de Revertir (igual que la ventana de Factura rectificativa anterior). Introduce el motivo de la reversión en el campo Motivo y elige una fecha específica o la fecha del asiento en el diario. Luego, haz clic en el botón REVERTIR para completar la reversión. Con la forma masiva, se han reducido los pasos de confirmación, registro y creación de pago.
Devoluciones de cobros
En el menú superior, selecciona la opción Devoluciones de cobros en la sección Gestión de ingresos.
Aquí verás un listado de todas las devoluciones registradas, lo que te permite gestionarlas y realizar un seguimiento efectivo. La lista incluye el número de referencia, la fecha de devolución, el diario del banco, la compañía, el estado de la devolución y el monto total devuelto en cada transacción. Además, puedes usar el ícono de descarga para obtener un archivo con esta información. Haz clic en el botón +NUEVO para crear una nueva devolución.
En la nueva devolución de cobros, elige un Diario del banco, selecciona la Fecha de devolución y asigna un Método de pago al cliente. Luego, en el apartado Líneas, completa los detalles de la devolución y haz clic en el ícono de la nube para guardar un borrador. Una vez verificado todo, puedes hacer clic en el botón CONFIRMAR para realizar la devolución.
Vamos a poner un ejemplo de una devolución de cobro realizada para el cliente Juan Jordan con el número de facturación INV/2024/00042.
Fíjate en el listado de Facturas, la factura INV/2024/00042 con el cliente Juan Jordan ya consta como Returned.
También hay una manera de importar masivamente las devoluciones de cobros. En la sección Gestión de ingresos, selecciona la opción Importar devolución de cobros en el apartado Devoluciones.
Primero, descarga el archivo de devoluciones de cobros desde el sitio web del banco. Una vez lo tengas, haz clic en el botón SUBA SU ARCHIVO para seleccionarlo y cargarlo. Luego, elige el diario del banco (la cuenta bancaria de la escuela) donde se registrarán las devoluciones. Finalmente, pulsa el botón IMPORTAR para cargar el archivo y registrar las devoluciones en el sistema.
Mandatos bancarios
En el menú superior, selecciona la opción Mandatos bancarios en la sección Gestión de ingresos.
Aquí puedes gestionar y supervisar todos los mandatos de domiciliación bancaria configurados para tus clientes, manteniendo un control detallado de los mandatos activos y asegurando que los cobros recurrentes se gestionen de manera eficiente y conforme a la normativa legal. (Un mandato bancario es una autorización que un cliente otorga a la empresa para debitar su cuenta bancaria de manera recurrente, generalmente para el pago de servicios o productos).
Para añadir nuevos mandatos bancarios, haz clic en el botón +NUEVO. (Ten en cuenta que, para crear nuevos mandatos, es necesario tener activado el permiso de Contabilidad/Pagos).
O es aconsejable hacerlo desde la ficha del responsable. Por ejemplo, en la ficha de la responsable Adriana Salinas, en la parte inferior del apartado de Gestión económica, haz clic en el botón donde pone Mandato(s). (Ten en cuenta que, para crear nuevos mandatos, es necesario tener activado el permiso de Contabilidad/Pagos).
Pulsa en el botón azul +NUEVO para añadirlo.
En el formulario, se introduce la numeración del mandato, la cuenta bancaria asociada al mandato y la fecha en la que se firmó el mandato. Sube el archivo escaneado del mandato firmado haciendo clic en el botón azul SUBA SU ARCHIVO. Una vez que toda la información esté completa y correcta, haz clic en el botón azul VALIDAR para guardar y validar el mandato.
Pago anticipado o aportación
Cuando las familias nos hacen una aportación a principio de curso para que de ese importe se vayan descontando los recibos debemos crear un Pago dentro de Ingresos a cuenta. Recomendamos crear el modo de pago “Aportación” para poder distinguir estos casos a la hora de facturar.
Imaginemos que tenemos a la responsable Sandra Núñez, madre de Laura, que nos hace una aportación de 2000 €. Vamos a ver cómo se registraría.
Sandra tiene como forma de pago Aportación:
Y Laura tiene asignados estos conceptos:
Para hacer la aportación vamos a Gestión de ingresos, Remesas e ingresos a cuenta, y seleccionamos Pagos:
Selecciona Nuevo:
Crea el borrador del ingreso a cuenta y guarda los datos: según esto Sandra nos hace una aportación de 2000 € para que los recibos de su hija Laura se vayan descontando de ese saldo. Cuando haya un recibo por un importe superior al saldo se podrá girar o cobrar en efectivo, el medio de pago que elija el cliente.
Confirma el borrador: Sandra ya tiene 2000 € a su favor para pagar los recibos de su hija.
Ahora vamos a los recibos pendientes de facturar, buscamos el de Laura. Aquí nos ayudará haber puesto modo de pago Aportación y podemos filtrar para que aparezcan todos los que estén en la misma situación. Lo seleccionamos y en Acción elegimos Crear factura.
Creamos el borrador de la factura y al confirmarlo nos aparecerá el aviso de que tiene créditos pendientes y puede asignarse como pagada. En la parte inferior encontramos el botón Añadir para hacerlo. Con esto daremos, al ser por un importe menor al saldo, se da por pagada la factura automáticamente y se descuenta del crédito. A día de hoy debe hacerse manualmente por cada caso que tengamos de Aportación, pero ya se está llevando a cabo un desarrollo que automatizará esto para que podamos seleccionar todos los que están en la misma situación y dar por pagadas sus facturas automáticamente.
