Créer et gérer des autorisations et formulaires

L'un des éléments les plus courants que nous devons envoyer aux familles est la signature d'autorisations pour que les élèves puissent assister à des événements, des excursions ou valider des informations. Cela peut se faire dans Additio depuis la section formulaires et autorisations, où vous pouvez joindre des documents, poser des questions aux familles et en demander la signature. 

Créez une autorisation / un formulaire : 

Pour commencer la création, accédez au menu principal d’Additio Centers et sélectionnez l’option Formulaires et autorisations et cliquez sur “+” qui apparaît en bleu en bas à droite de l’écran. 

À ce moment-là, vous pouvez commencer à configurer l’autorisation / le formulaire.

Tout d’abord, vous devrez remplir les informations demandées dans le document, s’il y a une section que vous ne souhaitez pas inclure, cela n’est pas obligatoire :

Pour générer les questions du formulaire, vous devrez cliquer sur “configurer et avec le bouton +  vous pourrez créer chacune des questions que vous souhaitez poser, en sélectionnant le type de réponses: 

De la même manière vous pouvez ajouter des documents de référence :

Une fois le tout rempli, sélectionnez les groupes et élèves d’Edvoice à qui vous souhaitez envoyer cette autorisation et vous pourrez à présent la sauvegarder.

Au moment de l’enregistrement, vous aurez l’option de l’envoyer directement aux familles ou de l’enregistrer pour plus tard.

Dupliquer les formulaires :

Lors de la gestion des formulaires, vous avez la possibilité de les dupliquer. Une copie est alors générée, avec la même configuration que le formulaire de base. La copie peut être entièrement modifiée en accédant à l'édition du formulaire.

Envoi aux familles :

Une fois que vous l’avez envoyé, la famille recevra sur son compte Edvoice le message pour compléter l’autorisation. 

En cliquant sur Remplir le formulaire, elle pourra répondre aux questions et signer l’autorisation.

Elles devront également signer l’autorisation / le formulaire avec le doigt ou la souris de l’ordinateur.

Une fois l’information remplie, il est nécessaire de cliquer sur Envoyer pour que l’établissement puisse recevoir les résultats. La famille à tout moment pourra visualiser les réponses du formulaire qu’elle a rempli.

Envoyer des rappels de formulaire :

Si vous souhaitez envoyer un rappel aux personnes qui n'ont pas encore répondu à un formulaire, vous pouvez le faire très facilement à l'aide de l'option 3 points sur le formulaire > « envoyer un rappel ».

Analyse des réponses :

Pour voir les réponses des familles, vous devez simplement accéder à la section des formulaires / autorisations et cliquer sur l’autorisation que vous souhaitez consulter : 

Remarque : Vous pourrez télécharger toutes les autorisation depuis le bouton : Télécharger les réponses du formulaire, ou bien le faire individuellement en cliquant sur le bouton de la flèche qui apparaît à droite de la case de l’élève. Vous pourrez également voir les réponses une par une en cliquant sur le bouton correspondant à la feuille de papier.

Ci-dessous nous joignons une vidéo avec toutes les étapes à suivre pour créer et envoyer une autorisation :