Empleados y recursos humanos

Gestiona todos los aspectos relacionados con los empleados de una manera integral: departamentos, organigrama, control horario, vacaciones, CV, etc...

Índicez

1. Configuración inicial y ajustes de empleados

2. Organización de departamentos y centros de trabajo

3. Tipo de contratos y creación de los puestos de trabajo

4. Creación de los empleados y organigrama

5. Control horario y configuración de asistencias

6. Informes de empleados

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Configuración inicial y ajustes de empleados

En el menú principal, selecciona Empleados para acceder al módulo.

En la parte superior de la pantalla del módulo de Empleados, haz clic en la opción Configuración. Aquí verás varias opciones de configuración disponibles.

En la sección de Ajustes, puedes configurar diversas opciones relacionadas con la gestión de empleados y su organización en la empresa.

• Control de presencia:

- Basado en asistencias: Permite llevar un control de la presencia de los empleados basado en los registros de asistencia.

- Basado en el estado del usuario en el sistema: Controla la presencia de los empleados según su estado activo en el sistema.

• Gestión de habilidades: Enriquecer los perfiles de los empleados con habilidades y currículums, lo que facilita la asignación de tareas según sus competencias.
• Control de presencia avanzado: Control de presencia mediante monitoreo de pantalla, correo electrónico y dirección IP.
• Jornada laboral: Puedes configurar los horarios de trabajo estándar, por ejemplo, 40 horas semanales.
• Edición de empleados: Permitir a los empleados actualizar sus propios datos.

Una vez activado, no olvides seleccionar el botón azul de arriba "GUARDAR" para aplicar todos los cambios realizados.

Organización de departamentos y centros de trabajo

• Organización de departamentos:

En el menú superior, selecciona Configuración para acceder a la sección de Departamento en el apartado de Empleado.

En la sección de Departamentos, puedes ver una lista de todos los departamentos existentes en la organización. Aquí se muestran detalles como el nombre del departamento, el responsable asignado, el número de empleados en cada departamento y el departamento padre.

Para agregar un nuevo departamento, haz clic en el botón azul "+NUEVO". Además, puedes exportar la lista de departamentos haciendo clic en el ícono de descarga junto al botón "+NUEVO".

Vamos a crear un ejemplo de departamento padre. Introduce el nombre del nuevo departamento (por ejemplo, "Académico") y haz clic en el ícono de nube para guardar. Una vez creado, utiliza el botón azul "+Nuevo" para añadir subgrupos al departamento recién creado o también para crear un nuevo departamento padre.

El formulario es similar al anterior, pero fíjate en que en el campo "Departamento padre" ya tenemos el "Académico" creado. Ahora puedes introducir el nombre del subgrupo (por ejemplo, "Departamento de Artes") que pertenece al departamento padre. Una vez completado, pulsa el ícono de nube para guardar, y sigue con el botón "+Nuevo" si quieres crear más.

• Centros de trabajo:

Para que aparezcan más centros de trabajo en el portal de Empleados, primero debes crear multicentros desde la configuración general de Ajustes. Para más información, haz clic aquí.

Una vez creado el multicentro, puedes añadir más centros de trabajo en la sección de Centros de trabajo.

En el menú superior, selecciona Configuración para acceder a la sección de Centros de trabajo en el apartado de Empleados.

Aquí puedes ver los diferentes centros de trabajo creados, sus nombres y direcciones laborales. Utiliza el botón azul "+NUEVO" para añadir un nuevo centro de trabajo y el ícono de descarga para exportar la lista de centros existentes.

Para crear un nuevo centro de trabajo, introduce el nombre del centro (por ejemplo, "AMPA Escuela de Mar"), la dirección laboral (por ejemplo, "Barcelona"), y el número de ubicación si es necesario. Una vez completados todos los campos, haz clic en el ícono de nube para guardar la información.

Tipo de contratos y creación de los puestos de trabajo

• Tipo de contratos:

En el menú superior, selecciona Configuración para acceder a la sección de Tipos de contratos en el apartado de Proceso de selección. Aquí puedes crear diferentes tipos de contratos para los empleados, como Contrato Indefinido, Contrato Temporal, etc. Haz clic en el botón azul "+NUEVO" para añadir más tipos de contratos. Con esta configuración, puedes gestionar de manera efectiva las diferentes modalidades de empleo dentro de tu organización.

• Creación de los puestos de trabajo:

En el menú superior, selecciona Configuración para acceder a la sección de Puestos de trabajo en el apartado de Proceso de selección. Aquí puedes añadir los nuevos puestos de trabajo haciendo clic en el botón azul "+NUEVO".

Vamos a crear un ejemplo de un puesto de trabajo como "Profesor/a Inglés". Puedes elegir el departamento al que pertenece el puesto, el tipo de contrato que se ofrecerá para esta posición y el número de nuevos empleados necesarios para este puesto.

Además, puedes añadir la descripción del puesto de trabajo para proporcionar detalles sobre las responsabilidades, requisitos y beneficios asociados con el puesto. Una vez completados todos los campos, haz clic en el ícono de nube para guardar la información.

La creación de puestos de trabajo ayuda al departamento de RRHH en el proceso de reclutamiento de manera más eficiente y organizada.

Creación de los empleados y organigrama

• Creación de los empleados:

En el menú superior, selecciona Empleados para acceder a la sección Empleados.

Fíjate en la parte derecha, donde tenemos todos los departamentos padres creados (para que aparezca en la lista, debes crear como mínimo un puesto de trabajo). Pulsa el botón azul "+NUEVO" para crear un nuevo empleado.

Para crear un nuevo empleado, sigue estos pasos:

1. Aquí puedes introducir el Nombre completo del empleado.
2. Especifica el Puesto de trabajo del empleado.
3. Introduce información adicional como el Móvil del trabajo, Teléfono del trabajo, Correo electrónico laboral, Departamento (aquí verás una lista desplegable con los departamentos previamente creados), Puesto de trabajo (se introduce automáticamente si se ha configurado anteriormente), Responsable y Mentor.
4. Puedes añadir una foto del empleado.

Además, en la sección de Información del trabajo, puedes seleccionar la Dirección laboral, como hemos creado "Barcelona", y el Centro de trabajo desde la opción desplegable.

En la sección de Información privada, puedes completar y gestionar datos personales y familiares importantes del empleado.

Aquí tienes un ejemplo del formulario (el apartado de PERMISO DE TRABAJO es solo en caso de que sea extranjero).

En la sección Configuración RRHH, puedes seleccionar el usuario relacionado, imprimir la identificación de credencial y generar las claves correspondientes.

• Organigrama:

En el apartado de la información personal, puedes añadir un responsable y un mentor que sean los superiores del empleado. Una vez añadidos, aparecerán automáticamente en el ORGANIGRAMA.

En este organigrama, puedes ver claramente las relaciones dentro de tu departamento, incluyendo quién es tu superior y quiénes son tus subordinados.

Control horario y configuración de asistencias

• Control horario:

En el menú superior, selecciona Asistencias para acceder a la sección de Entrada / Salida. Aquí los trabajadores pueden registrar sus horas de entrada y salida a través de la web.

También puedes descargar la tarjeta de credencial en Modo Quiosco para escanear tu identificación al entrar o salir. En el apartado "Configuración RRHH" puedes configurar las claves si es necesario.

En el menú superior, selecciona Asistencias para acceder a la sección de Asistencias. Aquí puedes ver un registro detallado de las fechas y horas de entrada y salida de cada empleado. La lista muestra los empleados junto con sus tiempos de asistencia. Puedes editar las horas manualmente en caso de errores y agregar nuevas asistencias haciendo clic en el botón azul "+NUEVO". Esta herramienta es útil para el departamento de RRHH, permitiendo un control preciso de las horas trabajadas por cada empleado.

• Configuración de asistencias:

En el menú superior, selecciona Asistencias para acceder a la sección de Configuración.

En esta sección de Ajustes puedes configurar cómo se registran las entradas y salidas de los empleados en el Modo Quiosco.

• Modo de asistencia: Aquí puedes definir cómo la aplicación identificará al usuario, ya sea a través de un código de barras, RFID, o selección manual.
• Origen del código de barras: Selecciona la cámara que se utilizará para el lector de códigos de barras.
• Tiempo en pantalla: Determina cuánto tiempo se mostrará el mensaje de saludo en la pantalla.
• PIN del empleado: Puedes habilitar el uso del código PIN, definido en el perfil del empleado, para registrar su asistencia.
• Contar horas extra: Activa esta opción para comparar las horas de asistencia con las horas de trabajo establecidas y así contar las horas extra trabajadas.

Finalmente, no olvides hacer clic en el botón azul de arriba "GUARDAR" para aplicar todos los cambios realizados.

Informes de empleados

En el menú superior, selecciona Asistencias para acceder a la sección de Informes. Aquí se muestran las asistencias de los empleados en diferentes días. Puedes seleccionar diferentes medidas desde el botón "MEDIDAS" para ajustar la información que deseas visualizar, como Horas extra o Horas trabajadas. También puedes elegir el tipo de gráfico que prefieres: barras, líneas, circular, apilado, descendente o ascendente.

Además, toda la información se puede mostrar en tablas y diferentes vistas, así como exportar y filtrar. A la derecha de la pantalla, puedes usar el botón "Filtros" para seleccionar un período específico y visualizar la asistencia de los empleados durante ese tiempo. Puedes elegir entre meses, trimestres o años completos. También puedes usar la opción "Añadir filtro personalizado" para crear filtros específicos según tus necesidades.

La opción "Agrupar por" te permite agrupar las asistencias por empleado y organizarlas por año, trimestre, mes, semana o día. También puedes utilizar la opción "Agregar grupo personalizado" para crear grupos específicos según tus necesidades.

La opción "Favoritos" te permite guardar búsquedas y configuraciones de visualización que utilizas frecuentemente. Puedes seleccionar "Guardar búsqueda actual" para almacenarla y acceder rápidamente a ella más tarde. Además, puedes añadir esta búsqueda a tu tablero seleccionando "Añadir a mi tablero".

Además, tienes una visualización pivote que te permite ver un resumen detallado de las horas trabajadas y las horas extra por empleado y por fecha.