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Gestiona todas las oportunidades comerciales y clientes potenciales de la escuela con el CRM de Additio App.
Índice
Configuración inicial y ajustes del CRM
En el menú principal, selecciona CRM para acceder al módulo.
En la parte superior de la pantalla del módulo de CRM, haz clic en la opción Configuración. Aquí verás varias opciones de configuración disponibles.
En los Ajustes, puedes configurar las preferencias generales del CRM según las necesidades de tu centro.
- Ingresos recurrentes: Esta opción es útil para automatizar la generación de ingresos periódicos, facilitando la gestión de suscripciones o pagos recurrentes de clientes.
- Múltiples equipos: Te permite asignar vendedores a múltiples equipos de ventas. Esta opción es muy recomendable si el mismo vendedor opera en diferentes equipos de ventas por zonas o por servicios/productos, para poder vincular una misma persona a diferentes equipos.
- Puntaje predictivo de leads: Ayuda a priorizar leads y oportunidades basándose en datos predictivos, lo que permite a los vendedores centrarse en las oportunidades con mayor probabilidad de éxito.
- Leads: Permite filtrar y calificar leads antes de convertirlos en oportunidades, asegurando que solo los leads más prometedores sean seguidos por el equipo de ventas.
- Asignación según las reglas: Automatiza la distribución de leads entre los vendedores, asegurando una carga de trabajo equilibrada y una respuesta rápida a nuevos leads.
- Enriquecimiento de leads: Agrega automáticamente información adicional relevante a los leads, mejorando la calidad de los datos y facilitando la personalización de las comunicaciones.
- Visitas a los leads: Identifica y captura información de los visitantes del sitio web, convirtiéndolos en leads potenciales y mejorando las estrategias de marketing digital.
- Minado de leads: Utiliza criterios específicos para encontrar y agregar nuevos leads al CRM, ampliando la base de datos de potenciales clientes.
Flujos, etapas, actividades y presupuesto
En el menú superior, selecciona Ventas y accede a la sección de Mi flujo.
En la página del Flujo, podrás ver todas las etapas y oportunidades que se han creado.
Para crear una nueva oportunidad en la etapa indicada, selecciona el ícono "+" en la parte derecha. Aquí podrás ingresar los detalles de la nueva oportunidad, como la persona del Contacto, Oportunidades, Correo electrónico, entre otros.
También tienes la opción de seleccionar el botón azul +NUEVO para crear una nueva oportunidad, pero esta se agrega solo en la primera columna de la etapa.
Para crear una nueva etapa personalizada, haz clic en la barra gris larga en el extremo derecho +Etapa.
Aquí podrás Duplicar, Editar Etapa y Suprimir usando el ícono de engranaje.
Una vez que hayas creado las etapas y las oportunidades, podrás crear actividades. Para hacerlo, selecciona el ícono "🕘" situado al lado de las estrellas (si no has creado ninguna actividad, por defecto es un ícono de reloj). Luego, selecciona +PLANIFICAR UNA ACTIVIDAD.
En el formulario de Planificación de actividad, podrás elegir el Tipo de actividad, por ejemplo, Correo electrónico, Llamada, Reunión, etc. También puedes añadir un Resumen de la actividad, la Fecha de vencimiento y la persona Asignada. Para guardar, pulsa el botón azul PLANIFICACIÓN.
Una vez planificada la actividad, se volverá automáticamente a la página principal. Fíjate que el ícono del reloj ha cambiado a color verde (si la fecha de vencimiento ha pasado, el color cambiará a rojo).
Con las distintas actividades que hayas creado, cada una tiene un ícono diferente. Por ejemplo, la videollamada tiene un ícono de reloj, la llamada tiene un ícono de teléfono, la reunión tiene un ícono de personas, y el correo electrónico tiene un ícono de sobre.
Entre las oportunidades, puedes usar la función de drag y drop para mover las oportunidades entre las diferentes etapas. Esta función te permite actualizar rápidamente el estado de cada oportunidad, facilitando la gestión y el seguimiento del progreso en el flujo de ventas.
En el menú superior, selecciona Ventas y accede a Mis actividades. Esta opción te permite gestionar y hacer seguimiento de todas las actividades relacionadas con las oportunidades de venta. Todas las actividades quedan organizadas y se pueden filtrar y clasificar.
Para crear un nuevo presupuesto, entra en la oportunidad para la cual deseas crear el presupuesto. En la parte superior izquierda, haz clic en el botón NUEVO PRESUPUESTO.
En este apartado, puedes gestionar detalles como la dirección de facturación y entrega, los plazos y modos de pago, y la agregación de producto con el precio configurado, lo que facilita la creación y envío de presupuestos detallados y organizados. Además, si el centro ya tiene configurados los productos y precios, simplemente podrás seleccionar los productos. Para finalizar, no olvides pulsar el ícono de la nube para guardar.
En la sección Mis presupuestos, luego se podrán ver todos los que el usuario haya creado.
Equipos de ventas
En el menú superior, selecciona Ventas y accede a la sección de Equipos. Aquí puedes ver una vista general de todos los equipos de ventas creados, así como el progreso y el resumen de todas las oportunidades que están gestionando por semanas.
Pulsa el menú de los 3 puntos verticales para ver las Oportunidades, los Pedidos de ventas, las Facturas emitidas por el equipo, crear una Nueva Oportunidad de venta, y generar Informes sobre Oportunidades, Ventas, Facturas y Actividades realizadas, etc.
Clientes y leads
En el menú superior, selecciona Ventas y accede a la sección de Clientes. En esta sección, puedes ver todos los clientes que se han creado. Con el botón azul +NUEVO, podrás crear un nuevo contacto de cliente.
En este formulario podrás ingresar los detalles del nuevo cliente. Puedes llenar los campos por defecto con la información personal (Apellido, Nombre, Tipo de contacto, Dirección, Teléfono, Móvil, Correo electrónico), así como el Modo de pago del cliente, Tipo de posición fiscal y NIF. Además, puedes agregar información adicional en las secciones de Contactos y direcciones, Venta y compra, Facturación/Contabilidad, Notas internas y AEAT.
Igual que en la sección de Clientes (Cliente = cuando ya es cliente), en la sección de Leads (Lead = oportunidad) también podrás crear nuevos leads con el botón azul +NUEVO. Al lado del botón +NUEVO, hay un ícono de descarga que te permite bajar los datos de los leads, lo cual es muy útil para exportar el listado de leads y subirlo a otras herramientas o trabajar para otros usos.
Etiquetas y motivos de pérdida
En el menú superior de Configuración, accede a la sección de Etiquetas. Desde aquí, podrás ver una lista de todas las etiquetas que se han creado. Las etiquetas son útiles para organizar y categorizar diferentes elementos dentro del CRM, facilitando la búsqueda y el filtrado de información. Puedes crear nuevas etiquetas y descargar los datos de las etiquetas existentes.
O bien, directamente en el formulario de oportunidad, hay un campo de Etiquetas que te permite crear etiquetas de forma directa.
Durante la gestión de ventas, es común que las oportunidades que tienes contactadas se clasifiquen en dos categorías: GANADO o PERDIDO. GANADO significa que se ha ganado la oportunidad y se ha conseguido el cliente. PERDIDO indica que la oportunidad no se ha podido cerrar y se ha perdido.
En el caso de que hayas ganado la oportunidad, puedes hacer clic en GANADO. A la derecha, aparecerá una cinta verde.
En el caso de que hayas perdido la oportunidad de venta, aparecerá un formulario donde puedes llenar el Motivo de pérdida.
En la sección de Motivos de pérdida, puedes crear un nuevo motivo utilizando el botón +NUEVO. Puedes crear tantos motivos como sean necesarios y modificarlos en cualquier momento.
Buscador, filtros y opciones de visualización
El buscador está situado en la parte superior derecha. Aquí podrás introducir los términos clave que deseas encontrar.
Debajo del buscador, tienes secciones para filtrar y agrupar. Dentro de la sección Favoritos, hay una opción para Importar registros la cual es útil para actualizar tu CRM con grandes volúmenes de datos de una vez, especialmente cuando se migra información desde otros sistemas.
A la derecha del buscador, podrás encontrar varias opciones de visualización, como vista de lista, vista de calendario, vista de tablero, vista de tabla, vista de gráficos y vista de actividades.
Por ejemplo, la vista de lista proporciona una visión clara y detallada de cada oportunidad, permitiendo revisar y gestionar múltiples elementos de manera eficiente.
Vista de calendario de CRM
En el menú principal del Flujo, en la parte superior derecha, puedes encontrar un ícono de vista de Calendario. Haz clic en el ícono para acceder a la vista.
Con el botón "EDITAR" accederás a la ficha de la oportunidad seleccionada. En la parte superior derecha, puedes programar una actividad utilizando el ícono de calendario.
Aquí se muestran las reuniones que has creado con la oportunidad. Puedes seleccionar la hora para crear una nueva reunión o editar o suprimir una reunión existente.
Vamos a ver un ejemplo de la reunión que has creado. En el formulario de la reunión, puedes cambiar el asunto, eliminar o agregar participantes y ver los detalles, como la hora de inicio y fin, la duración, y seleccionar si dura todo el día. También puedes especificar quién es el organizador, configurar recordatorios, indicar la ubicación y añadir la URL de la videollamada. Si decides modificarlo, no olvides hacer clic en el botón "GUARDAR Y CERRAR".
Además, el Calendario de CRM está sincronizado con el Calendario General. Para acceder, dirígete al portal y selecciona el módulo de Calendario.
Aquí podrás ver todos los eventos creados, incluidas las actividades relacionadas con las oportunidades del CRM.
Informes del CRM
En el menú superior, selecciona Informes para acceder a diferentes tipos de reportes y análisis disponibles en el CRM.
El apartado de Previsión muestra una lista de oportunidades distribuidas por meses, mostrando claramente las que están pendientes, ganadas y perdidas. Permite visualizar el progreso de las oportunidades a lo largo del tiempo y evaluar el rendimiento mensual.
También puedes visualizar los análisis de Flujo, Leads y Actividades. Por ejemplo, el Análisis de Flujo muestra cómo las oportunidades se mueven a través de las diferentes etapas del proceso de ventas.
El apartado de MEDIDAS permite seleccionar diferentes métricas para analizar el flujo de oportunidades, incluyendo Días, Ingresos, MMR, Probabilidad, entre otros. Además, existen varias opciones de visualización para los tipos de gráficos, como el gráfico de barras, gráfico de líneas, gráfico de torta, gráfico de área, gráfico de tablas y gráfico de listas.
