Conversaciones, actividades y calendario

Gestiona fácilmente las conversaciones, actividades y los eventos del calendario relacionados con la gestión económica y administrativa en un único sitio.

Índice

1. Uso de la bandeja de entrada, chats, canales y mensajes
2. Creación y gestión de actividades
3. Creación de reuniones y eventos de calendario
4. Sincronización del calendario con Google y Outlook

---

Uso de la bandeja de entrada, chats, canales y mensajes

En el menú principal, selecciona Conversaciones para acceder al módulo.

El módulo de Conversaciones permite a los usuarios gestionar comunicaciones internas como una mensajería de grupo, facilitando la colaboración y el seguimiento de tareas y actividades.

En la parte superior izquierda, la Bandeja de entrada muestra todos los mensajes nuevos y no leídos en un solo lugar. La sección Destacado permite marcar conversaciones importantes para acceder rápidamente. La sección Historial registra todas las conversaciones pasadas.

En la sección de MENSAJES DIRECTOS puedes buscar o iniciar una conversación privada con cualquier usuario de la organización. Para iniciar un nuevo Chat, utiliza el ícono "+" y busca el nombre del usuario, por ejemplo, Cristina Rodríguez.

En la parte inferior, puedes escribir y enviar nuevos mensajes a Cristina Rodríguez, incluye opciones para adjuntar archivos y emojis. En la parte superior derecha, hay íconos para realizar llamadas, videollamadas, agregar participantes y ajustar configuraciones de la conversación.

En la sección de CANALES, los usuarios pueden encontrar y crear discusiones sobre temas específicos. Vamos a crear un canal llamado #Departamento de Artes.

El canal #Departamento de Artes permite enviar mensajes, adjuntar archivos, utilizar emojis, realizar llamadas de voz y videollamadas, agregar participantes, gestionar miembros y ajustar las configuraciones de la conversación, todo dentro de un espacio dedicado a las discusiones sobre el departamento de artes.

 

Creación y gestión de actividades

La funcionalidad de Actividades permite a los usuarios planificar, organizar y supervisar diversas tareas y proyectos dentro de la plataforma. Puedes crear diferentes actividades desde varios módulos, como Alumnado y contactos, Empleados, Proyecto, etc.

Por ejemplo, en la ficha de un alumno como Abril Jordan Luján, en la parte derecha o debajo de la página, en la sección Actividades, puedes crear una actividad y asignarla a una persona.

En el formulario de Planificación de Actividad, puedes elegir el tipo de actividad (Correo electrónico, Llamada, Reunión, Por hacer, etc.), añadir un resumen, la fecha de vencimiento y la persona asignada. Pulsa el botón azul "ABRIR CALENDARIO" para crear un evento en el calendario o el botón "GUARDAR" para guardar la actividad.

Volvemos a la ficha del alumno Abril, y en el apartado de Actividades ya aparece la actividad que hemos planificado.

 

Para gestionar las actividades eficientemente, en la parte superior derecha de la pantalla hay un pequeño ícono de reloj donde puedes ver las actividades pendientes. Este menú permite a los usuarios ver un resumen rápido de las actividades pendientes, clasificadas por su estado (tarde, hoy, futuro).

Selecciona el apartado de Contacto. Normalmente, se aplica por defecto el filtro de "Actividades tardías o Actividades de hoy". Para ver todas las actividades pendientes, elimina el filtro.

Después de eliminar el filtro, se mostrarán todas las actividades pendientes en el apartado de Contacto (actualmente solo hay una). Aquí veremos una actividad con el ícono de llamada en verde (si es de color rojo, significa que ya ha vencido). Además, puedes crear más actividades en esta área haciendo clic en el botón azul "+NUEVO".

Vamos a ver el apartado de Tarea. Aquí se pueden gestionar las tareas "Pendiente de resolver", "En progreso" y futuras. Puedes agregar más etapas con el botón "+Etapa" para personalizar aún más la organización de tus tareas. También puedes crear una nueva tarea desde el botón "+NUEVO".

 

Creación de reuniones y eventos de calendario

• Creación de reuniones

En la parte superior izquierda, hay un botón azul "INICIAR REUNIÓN", que permite iniciar una reunión instantánea e invitar usuarios a través de búsqueda o enlace. Además, puedes agregar participantes, gestionar miembros y ajustar las configuraciones de la conversación.

• Creación de eventos en calendario

En el menú principal, selecciona Calendario para acceder al módulo.

En la página principal del módulo de Calendario, puedes ver todos los eventos creados y gestionarlos de manera eficiente. La configuración predeterminada es la visualización semanal, pero puedes hacer clic en el menú desplegable "SEMANA" para cambiar la vista a DÍA, MES o AÑO según tus necesidades.

En la parte derecha, debajo del Calendario, se muestran los participantes actuales y se permite agregar nuevos participantes.

Vamos a crear un ejemplo de evento. Puedes hacerlo seleccionando la hora y fecha deseadas directamente en el calendario o haciendo clic en el botón azul "NUEVO" situado en la parte superior izquierda.

Primero, introduce el título del evento, por ejemplo, "Sección de GE Additio". Luego, añade los participantes del evento. Selecciona la fecha y hora de inicio y finalización (la duración se calculará automáticamente). Configura una notificación en Recordatorios. Especifica la ubicación del evento. Finalmente, haz clic en el botón "GUARDAR Y CERRAR" para guardar los detalles del evento y cerrar el formulario.

 

Sincronización del calendario con Google y Outlook

En el menú principal, selecciona Ajustes para acceder a las Opciones Generales.

En las Opciones Generales, desliza hacia abajo para ver la sección de Integraciones. Para sincronizar los calendarios de Google y Outlook, marca ambas casillas. Una vez activadas, haz clic en el botón "GUARDAR" en la parte superior izquierda para aplicar los cambios.

Una vez guardadas las opciones deseadas, vuelve a la sección de Integraciones para introducir el ID de cliente (Usuario/Email) y la Palabra secreta de cliente (Contraseña) en los campos correspondientes. Finalmente, haz clic nuevamente en el botón azul "GUA6RDAR".