Comment activer Edvoice et envoyer les codes d'accès depuis le panneau du centre

Depuis le panneau d'administration (du centre), l’établissement peut envoyer des messages à tous les groupes de base. Il est également possible d’envoyer des invitations afin que les élèves et les parents rejoignent Edvoice, de voir l'historique des messages envoyés dans un groupe et de désactiver Edvoice dans un groupe particulier.

Pour ce faire, les administrateurs doivent accéder au panneau d'administration, accéder à l'onglet Groupes de base et cliquer sur les trois points en haut à droite> Edvoice> Envoyer un message

REMARQUE: cliquez ici pour en savoir plus sur la création de groupes de base. 

Activer Edvoice

Il faut d'abord activer Edvoice avant de pouvoir envoyer des messages. Les écoles ou les utilisateurs qui n'ont pas la licence d'Edvoice ne pourront pas l'activer.

Vous pouvez décider de comment configurer Edvoice pour chaque groupe de base. Pour ce faire, accédez au groupe de base souhaité, puis cliquez sur les trois points en haut à droite > Communication > Configurer les communications.

Puis vous pouvez afficher les codes des élèves pour pouvoir leur remettre:

Il est généré un code d'accès unique pour chaque élève / parent qui les aidera à ajouter depuis Edvoice tous les groupes auxquels les élèves sont inscrits.

Ils sont affichés dans la liste mais vous pouvez également générer le PDF avec la liste des codes.
Il est important que le champ d'identification des étudiants soit correctement rempli. Autrement dit, les adresses électroniques/mails des étudiants doivent être les mêmes dans vos données du panneau que les mails que les étudiants utilisent pour s’inscrire sur Edvoice.

Désactiver

Si vous ne souhaitez plus utiliser Edvoice, sélectionnez un groupe et cliquez sur les trois points en haut à droite dans la fenêtre du groupe> communication> configurer les communications. Ensuite, vous verrez l'option "inactif".Cette option vous permet de désactiver Edvoice dans ce groupe. En cliquant sur cette option, vous ne pourrez plus envoyer de messages. Le groupe disparaîtra de l’application Edvoice et ne sera donc plus visible pour les parents et les élèves, ainsi que l’ensemble de l’historique des messages.

Vous pouvez réactiver le groupe à tout moment en suivant de nouveau ce procédé, et en cliquant sur les destinataires des communications qui apparaissent. Une fois réactivé, les messages précédemment envoyés réapparaîtront et la communication avec les destinataires sera rétablie.

Envoyer les codes d'accès

Avec cette option, vous pouvez envoyer les codes d'activation pour les élèves et leurs parents.

Vous pouvez le faire de différentes manières: individuellement ou collectivement.

Pour le faire collectivement:

Cliquez sur l'option Générer des invitations dans la partie supérieure des codes.

1. Vous pouvez imprimer le document PDF qui est créé automatiquement. Dans ce document, vous trouverez un encadré pour chaque élève, dans lequel vous trouverez les codes pour les élèves et leurs parents, ainsi qu’une page expliquant comment s’inscrire sur Edvoice et rejoindre les groupes.

2. Vous pouvez également cliquer sur l'option Envoyer les codes par email, qui apparaît à la fin de la liste des étudiants, afin que tous reçoivent l'e-mail avec leurs codes.


Pour le faire individuellement:

Cliquez sur les 3 points verticaux à droite du code d'activation de l'élève. Cette option vous permet de:

  • Envoyez le code à l'étudiant par email
  • Envoyez le code aux parents par email
  • Envoyez le code à l'élève et aux parents par e-mail
  • Changer code
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